Como aplicar as melhores práticas de planejamento na administração de seus processos logísticos e como extender estas técnicas para integrar toda a sua cadeia de abastecimento?

 

Seja bem vindo(a) a esta coletânea de artigos que produzi sobre o Gerenciamento da Cadeia de Abastecimento. Já faz algum tempo que percebi a ótima repercussão sobre o tema planejamento empresarial, e o interesse dos alunos e leitores comentando suas aplicações, experiências e desdobramentos práticos em seus processos logísticos. Daí, decidi elaborar esta coletânea explorando idéias e técnicas relacionadas com esta atividade sempre relevante: O processo de planejamento aplicado no SCM (Supply Chain Management ou Gerenciamento da cadeia de suprimentos).

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Nesta série iremos procurar estimular sua criatividade através de insights, conceitos e ferramentas da administração geral aplicados na pratica do gerenciamento da logística e das cadeias de suprimentos, elementos estes que julgamos capazes de contribuir para nossas profissões e até mesmo para nossa vida pessoal. Parece mais uma sessão de auto-ajuda? Chame como quiser, mas chá, mel e algumas boas idéias não fazem mal a ninguém.

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Com estes artigos esperamos auxilia-lo para que você...

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• Compreenda melhor como integrar todo o processo administrativo, bem como metodologias para sistematizar o esforço envolvido.

• Identifique oportunidades para aperfeiçoar seus processos de planejamento estratégico, tático, operacional e até mesmo pessoal.

• Analise as informações disponíveis e seus métodos para tomada de decisão, enfrentando dilemas e encontrando as escolhas mais inteligentes.

• Visualize relações entre seus objetivos e seus indicadores gerenciais.

• Aprenda a gerenciar seus projetos e identificar riscos e formas para prevenir ou contingencia-los.

 

O que é SCM?

 

O Gerenciamento da cadeia de suprimentos é uma abordagem holística que surgiu como evolução natural da aplicação da logística integrada no ambiente empresarial, em virtude dos diversos desafios envolvidos.

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Conforme o Dicionário de Logística publicado pelo Instituto IMAM, GERENCIAMENTO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS é o processo de integração que combina as funções da logística desde o gerenciamento de materiais, sua aquisição, tecnologias de informação e funções de planejamento estratégico, tático e operacional visando o atendimento dos consumidores de nossos produtos e/ou serviços.

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Trata-se de uma abordagem integral (holística) que envolve questões fundamentais relacionadas à cadeia de suprimentos como estratégias funcionais, estrutura organizacional, tomada de decisão, administração de recursos, funções de apoio, sistemas e procedimentos. É justamente disto que trataremos nesta coletânea de artigos. Poderíamos até especular inumeras razões para a necessidade desta atividade, e seus beneficios, mas creio que o leitor já as conhece bem. Então vamos repassar uma relação mais util...

 

Quais os principais desafios do SCM?

 

1. Resposta ágil.

2. Antecipar necessidades.

3. Comunicação completa.

4. Confiabilidade das informações.

5. Sincronizar fluxos.

6. Integrar recursos.

7. Riscos e incertezas.

8. Minimizar perdas.

9. Conter custos.

10. Tomada de decisões.

11. Implementar mudanças.

12. Liderar pessoas.

 

Nas empresas, a confusão geralmente começa com os questionamentos sobre como pretendemos responder a estes desafios, e as respostas preliminares nem sempre são satisfatórias. Poderíamos aceitar o fracasso em alguns atendimentos, mas haverá muitas reclamações. Poderíamos prever as necessidades exatas, no entanto como não temos bola de cristal, acabamos errando demais. Poderíamos instalar capacidade sobressalente, porém muitas vezes custa caro. Como medida contingencial, poderíamos manter pulmões para incertezas, mas nem sempre sabemos dimensiona-los; Por fim, poderíamos instalar elaborados sistemas de informação, mas nem sempre identificamos o que é relevante para efetivamente gerenciarmos o processo.

 

Composto da administração logística

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Para equacionar uma resposta adequada para estes desafios logísticos, sem querer reinventar a roda, proponho a abordagem do processo PDCA, que nos sugere quatro elementos clássicos: Planejar, Executar, Controlar e Agir.

 

• Planejamento: É o processo de antecipar-se aos fatos (prever o futuro e conceber soluções), minimizando surpresas. Este esforço envolve raciocínio, metodologia e criatividade para estabelecer um posicionamento inteligente e planos formalizados para aumentar a probabilidade do sucesso, reduzindo os efeitos perversos do Murphy e tornando-o seu aliado.

• Execução: Envolve comunicação efetiva entre as pessoas, com liderança, motivação e disciplina, realizando as atividades programadas e registrando tudo aquilo que for considerado relevante e diferente.

• Controle: Inteligência é a capacidade de perceber diferenças. Assim, seu sistema de gerenciamento deve ser capaz de rapidamente identificar desvios importantes. Uma das formas é a utilização de indicadores de desempenho, com metas e intervalos de tolerâncias.

• Agir: Nesta abordagem agir significa intervir nos processos logísticos cujo desempenho esta fora do esperado, recolocando-os na trilha correta. Algumas vezes basta regular um registro ou conversar com uma pessoa, e em outras pode exigir expressivos investimentos e a implementação de um ou mais projetos.

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Mantendo a já consagrada abordagem do PDCA simples e relevante, creio que mais dois elementos adicionais mereçem ser agregados ao composto da administração logistica: Trata-se da Comunicação e da Inovação. Tendo em vista que também abordo o tema comunicação no site DanielGasnier.com, vale destacar aqui o processo de inovação, que envolve criatividade, tecnologia e design. Antes de apelar para soluções complexas e onerosas, os profissionais de logística precisam lembrar que existem inumeras oportunidades simples aguardando seus insights, aplicando técnicas já disponiveis e consolidadas. Estamos na era do design, então se pergunte onde podemos aplicá-lo?

 

Fundamentos para um planejamento efetivo

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1. Visão: Como veremos no segundo capitulo desta série, a concepção e comunicação da visão é o ponto de partida, e exigem habilidades diferenciadas, como inovação e liderança.

2. Visibilidade: Para que possamos realmente compreender os desafios e as respostas, é necessário exercitar uma filosofia holistica, isto é, enxergar o processo logístico de forma global ou sistêmica, bem como de maneira cristalina, ou seja, livre de confusão e interferências.

3. Foco: É preciso concentrar a atenção em uma prioridade bem definida, conquistando a posição desejada e então seguindo para a próxima etapa. Foco implica em definir aquilo que não faremos, permitindo realizar bem aquilo a que nos propusemos fazer.

4. Tempo: Quando abordamos planejamento, estamos necessariamente tratando de uma linha ou escala no tempo (timeline) com um comprimento (horizonte) definido.

 

• • Extenção do horizonte: Implica estabelecer qual será o horizonte adequado para os nossos processos de planejamento, e se este será firme e móvel. Podemos diferenciar niveis, por exemplo, Estratégico (5 anos ou mais); Tático (1 ano); e Operacional (digamos, 3 meses). Para refletir: Quanto tempo requer a oferta para responder?

  • Granulometria temporal: Esta relacionada com o nível de detalhe de planejamento, ou seja, ano, trimestre, mês, semana, dia, hora ou minuto. Quais as funcionaldades de seu sistema de informações?

  • Timing: Significa pensar na sincronização adequada, definindo o momento certo para cada evento. Onde estão as incertezas?

  • Lugar: Poderíamos até denominar este conceito como placing ou granulometria de local, que significa definir nossa área de atuação (Pais, região, cidade, bairro ou endereço). Qual a posição estratégica?

  • Matéria: na sua infra-estrutura logística nunca negligencie a identificação dos materiais, mantendo cadastros e saldos sempre bem administrados.

  • Energia: A analogia aqui esta relacionada com esforço das pessoas (H.h) e com aspectos economicos (gasto logístico total), que devem ser minimizados.

  • Estratégia: Mesmo que este tema seja explorado no segundo capitulo desta série, podemos adiantar que significa balancear, ou harmonizar recursos, equilibrando necessidades e disponibilidades. Cabe destacar tambem que não planejamos para acertar sempre 100%, mas para minimizar nossos erros, que são inerentes aos processos logisticos, portanto aprenda a aceita-los e treine os demais envolvidos nesta postura, minimizando ansiedades.

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Além do domínio dos fundamentos enumerados pelos profissionais de Supply, são requeridas ferramentas efetivas, isto é, um conjunto de soluções informatizada aderente à operação de forma ágil, cujo modelo de gestão seja consistente com o processo logístico empregado, com informações relevantes, acuradas e pessoas capazes de explorá-la efetivamente.

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Lições aprendidas

 

Finalizando este artigo, acho interessante sintetizar algumas dicas no planejamento do SCM. Em termos de dificuldades, obstáculos e barreiras, as principais tem se manifestado como restrições físicas efetivas (aprenda a indentifica-las), politicas administrativas (idem), recursos sobrecarregados, lacunas de informações e algumas funcionalidades inefetivas das soluções informatizadas.

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Para minimizar frustrações no SCM, tambem vale destacar algumas das disfunções mais usuais: Exagerar na dose na etapa de analise; Esconder o plano (deixar de divulgá-lo aos envolvidos) ou burocratizar demais; Automatizar sem compreender e "Tecnologite" (obsesão pela tecnologia como fim, e não apenas um meio para atingir os resultados desejados).

 

Conclusão

 

Esperamos que com a exposição destas idéias tenhamos provocado sua reflexão. Quais são as perspectivas? O que você acha?

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Posso até estar sendo ingenuinamente otimista demais, no entanto em minha experiência profissional tenho encontrado diversas soluções para os desafios que se apresentam, sendo muitas vezes apenas uma questão de tempo e criatividade.

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Encerrando, recomendamos que você sempre reflita sobre como aplicar estes insights no planejamento de sua cadeia de suprimentos 

 

Nota: Se desejar, utilize o formulário na aba fale conosco para comentar sua opinião.