A contabilidade é tão antiga quanto os processos de troca que se desenvolveram com o inicio do mercantilismo, e se desenvolveu como resposta às necessidades econômicas dos empreendimentos em expansão. Assim, os primeiros lançamentos contábeis conhecidos foram registrados em 1494, e foi um monge matemático italiano, Frei Luca Paciolo, quem descreveu o “método das partidas dobradas” que havia sido desenvolvido pelos mercadores europeus da época, para administrar suas atividades comerciais. Naquela ocasião, Paciolo estabeleceu os fundamentos do “modelo contábil” usado até nossos dias, mais de 500 anos depois.

 

Naturalmente, a contabilidade foi se adaptando às necessidades da realidade empresarial moderna, sendo aperfeiçoada por diversos especialistas que, entre outras melhorias, formalizaram os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (ou GAAP, Generally Accepted Accounting Principles). Vale destacar mais uma mudança muito marcante que ocorreu bem recentemente, em 2002, e é conhecida como Lei Sarbanes-Oxley (SOx). Esta lei por enquanto alcança apenas empresas que comercializam ações na Bolsa de Valores de Nova York (NYSE), sendo auditadas pelo Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB), orgão da SEC (Securities and Exchange Commission). Outro marco ocorrerá agora em 2010, quando todas as demonstrações contábeis deverão ser publicadas conforme a IFRS (International Financial Reporting Standards).

 

Se você ainda esta lendo este artigo, trabalha em suprimentos e sua empresa opera apenas no Brasil, provavelmente esta se perguntando o que tem a ver com tudo isto? Pois esta é a questão... Em breve as implicações desta lei irão alcançar mais e mais empresas, e alterar a forma como você compra e como sua empresa se relaciona com seus fornecedores. Não haverá mais espaço para os jeitinhos.

 

Entre suas exigências de governaça corporativa, a SOx requer a prestação de contas (reporting) em linguagem fluente, sem o jargão técnico, e este processo se inicia com o comprometimento de todos, que devem assinar um código de ética. Com relação aos controles internos, diversas iniciativas de auditoria buscam assegurar a confiabilidade dos processos e das informações correlatas, sendo previstas punições severas, tais como multas elevadíssimas e prisão do presidente e do diretor financeiro da empresa.

 

A SOx também determina que a comunicação da saúde econômica e financeiras aos stakeholders deve ser relevante e oportuna, de forma que as Demonstrações dos Resultados dos Exercícios (DRE) e os Balanços Patrimoniais, reflexos dos processos logísticos, devem ser acuradas, e isto envolve suprimentos, pois há muito dinheiro envolvido. Da mesma forma, tanto o gerenciamento dos riscos em suprimentos (comentado no artigo anterior desta série) quanto o orçamento para compras precisam estar sempre consistentes, realizando analises das causas para quaisquer desvios identificados. Em síntese, bem vindo à década dos controles!

 

 

Gerenciamento de custos

​

Tratar de controles nos remete à controladoria. A contabilidade gerencial é um instrumento básico para o profissional de suprimentos, que deve planejar e controlar metodicamente os gastos com suas compras. Nesta atividade ele precisa encontrar os meios para conter os custos das matérias-primas, apesar das pressões inflacionárias, e ainda conduzir programas para redução destes custos. Neste sentido, a metodologia que recomendo envolve os seguintes passos:

​

a) Construa seu plano de contas, identificando todos os gastos relevantes em uma hierarquia de custos (inbound e intralogística) e despesas (outbound e financeiras);

b) Classifique os gastos como fixos (aqueles que pouco variam com a alteração do nível de atividade da empresa) ou variáveis (aumentam conforme aumenta o nível de atividade);

c) Analise de alavancagem: Elabore um gráfico destes gastos e receitas. Você pode calcular a quantidade no ponto de equilíbrio, dividindo o gasto fixo total pela margem de contribuição (preço de venda unitário – gastos variáveis unitários);

d) Analise vertical: Elabore um gráfico de Pareto da estrutura de gastos, em percentagens;

e) Baseline: Estabeleça esta situação original como a base de referência, para que a situação futura possa ser comparada, e as melhorias comprovadas;

f) Oportunidades de melhorias: Quantifique e priorize as propostas considerando os maiores potenciais redução dos gastos (savings), gerando assim um plano de mudanças. Observe que estas iniciativas de redução dos gastos muitas vezes envolvem dilemas, cujas consequências precisam ser ponderadas holisticamente em diferentes volumes de aquisição e restrições, tais como: Quais são as fontes viáveis de matérias-primas? Convém fabricar, vamos terceirizar ou é melhor comprar? Qual a quantidade ideal do tamanho do lote de aquisição, considerando o preço de compra, o capital imobilizado nos estoques, o tempo de armazenagem, a ocupação do depósito, os fretes inbound, a margem de contribuição dos produtos acabados e a rentabilidade do negócio?

g) Tomada de decisão: Neste momento devemos ponderar os gastos com objetividade, documentando o raciocínio que norteou a escolha, para que possa ser justificada caso solicitado por algum auditor.

 

Alias, a SOx também exige a elaboração do Plano de contingencias, mas este assunto já foi comentado em um artigo da Cartilha de suprimentos.

​

 

Gestão através de indicadores logísticos

 

Com um plano de redução de gastos em implementação, alguns Indicadores de desempenho para suprimentos se fazem necessários, pois sabemos que “você não pode melhorar aquilo que não mede”. Alias, costumo afirmar que "... é apenas uma questão de tempo você alcançar aquilo que mede com perseverança!", de maneira que estes indicadores precisam ser escolhidos com sabedoria. Além do Acordo de Nível de Serviço (ANS, ou Service Level Agreement, SLA) que comentei no quarto e oitavo artigos desta série, neste vou acrescentar à cesta mais três deles:

 

1) Gasto Logístico Total (GLT): Este indicador consolida todos os processos logísticos da empresa, sob uma ótica econômica, possibilitando uma análise detalhada e identificação das principais oportunidades de redução de gastos, inclusive considerando um “custo de oportunidade” que a contabilidade tradicional não registra.

 

Composição do GLT =

+ Custo operacional da movimentação e armazenagem interna

+ Custos com transportes no Recebimento (inbound)

+ Despesa financeira (“custo de oportunidade” do capital de giro imobilizado em estoques)

+ Despesas com transportes na Distribuição (outbound)

 

2) Custo Total de Propriedade (CTP): Também conhecido como Total Cost of Ownership (TCO), este indicador informa o total dos custos relacionados à posse do produto ou equipamento, desde a sua aquisição até o consumo (e além). O CTP serve para planejar e controlar os gastos a serem incorridos na aquisição de um produto, durante toda a sua vida operacional e inclusive na ocasião de seu descarte.

 

Composição do CTP =

+ Preço de aquisição do bem (produto, equipamento ou serviço)

+ Custo dos materiais requeridos (insumos secundários ou complementares);

+ Gastos com frete e seguros;

+ Gastos com a manutenção e segurança do bem;

+ Gastos com a operação;

+ Gastos com o descarte;

- Valor de descarte.

 

3) Cash-To-Cash (C2C): É um indicador financeiro de desempenho sistêmico (integrativo), pois abrange suprimentos, estoques e vendas, e mostra a quantidade de dias requeridos para que a empresa transforme um Real (R$) investido em estoques em um Real recebido do cliente. Em outras palavras, é o tempo médio de financiamento que a empresa esta necessitando para suportar aquele nível de atividade comercial, indicando liquidez e produtividade do capital investido. Sua redução gera liquidez no caixa e redução do custo financeiro e, portanto, do GLT.

 

Composição do C2C =

+ Saldo em contas a receber expresso em dias

+ Cobertura do capital de giro investido em estoques

- Saldo em contas a pagar expresso em dias

 

Juntos, estes quatro indicadores servirão como uma bussola para que o profissional de suprimentos controle e assegure a realização de sua missão, continuamente abastecendo seus usuários com presteza, eficiência e confiabilidade.