Curadoria dos Cadastros

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O remédio definitivo para resolver na causa-raiz as confusões nas trocas de produtos na operações logísticas e no SCM (Supply Chain Management) é implementar uma metodologia para CURADORIA DOS DADOS CADASTRAIS, assegurando o saneamento e perpetuação de uma governança sobre este patrimônio da sua empresa.

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No Brasil este assunto é tratado como Padrão Descritivo de Materiais (PDM), e no resto do mundo é conhecido como Master Data Management (MDM), como nos mostram as pesquisas dos sinônimos:

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M@CS/PS: Em nossa Metodologia Ágil de Catalogação Semântica para Produtos e Serviços, iniciamos pela (1) Capacitação, (2) Diagnóstico da situação atual e (3) Elaboração de um Manual PDM que estabelece as regras, procedimentos operacionais (workflow) e daí as ferramentas MDMS que facilitam a Identificação, Descrição, Classificação e Parametrização inequívocas de todos os materiais armazenados e controlados contabilmente na sua empresa, de forma a padronizarmos um tratamento preciso, unificado e uniforme.

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Em resumo, nosso framework MDM é formado por um protocolo de comunicação que traz diversos benefícios e oportunidades:

 

• Precisão na identificação dos materiais e serviços ao longo de toda a cadeia de abastecimento.

• Organizar as informações cadastrais, documentação e contratos.

• Minimizar erros operacionais, não-conformidades e devoluções.

• Conter custos operacionais.

• Sanear o capital de giro imobilizado nas empresas (redundâncias).

• Agilizar os processos de compras, armazenagem e atendimento.

• Viabilizar sistemas de resposta rápida.

• Melhorar a acurácia das informações.

• Melhorar a rastreabilidade na cadeia de abastecimento.

• Unificar sistemas e catálogos nas empresas de uma cadeia de abastecimento.

• Auxiliar nas incorporações e consolidações de estoques.

• Suportar compras e vendas por catálogos eletrônicos.

• Atender às obrigatoriedades do Fisco (SPED fiscal).

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Naturalmente, o esforço na catalogação não se encerra nestas três etapas acima. Depois que definirmos no Manual PDM onde queremos chegar, é preciso avaliar quais atividades serão internalizadas e quais será mais compensador terceirizarmos? Por último, também será preciso assegurar a perpetuação da governança deste patrimônio.

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JAMAIS NEGLIGENCIE: Talvez este seja o aviso mais importante que desejamos alerta-lo: O processo de CATALOGAÇÃO pode parecer - enganosamente - SIMPLES, mas não se deixe enganar, pois a curadoria dos cadastros CUSTA CARO e abrange uma quantidade enorme de detalhes sutis e obrigações que podem derrubar seu ERP, diversos processos operacionais e administrativos e, por fim, o atendimento de seus clientes.

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Enfim, entre os principais elementos de nosso framework PDM destacamos aqui o manual PDM (ou MDM), um modelo de taxonomia coerente, as estruturas PD, os procedimentos (POP/workflow) e softwares de apoio MDMS, os quais comentaremos a seguir.

 

Manual PDM

 

Define os padrões administrativos fundamentais, isto é, políticas, infraestrutura e regras relacionadas ao saneamento e governança dos dados dos cadastros de materiais, serviços, locais, parceiros e correlatos, em uma empresa e nas suas relações comerciais com seus parceiros de suprimentos e distribuição. Este manual esclarece aos requerentes e analistas, equalizando os termos (glossário) entre os envolvidos, e relaciona todos os aspectos relevantes dos processos de catalogação, tais como centralização do cadastramento, abrangência, incorporações, homologação, saneamento dos estoques, gerenciamento de requisitos, controle e auditoria, bem como responsabilidades funcionais.

 

Em termos das identificações padronizadas, aprendemos que “diferentes aplicações não determinam diferentes esquemas de codificação”, portanto é preciso compreender todas as necessidades antes de inferir o melhor formato.

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Em termos das descrições padronizadas, é preciso normalizar seu conteúdo, estabelecendo regras de redação técnica, tamanho máximo, abreviações, prioridades, separadores, caracteres vetados, bem como um formato padronizado e processo de validação (harmonização).

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Estrutura PD

 

Entende-se por estrutura de Padrão Descritivo (PD) a relação de características técnicas e atributos necessários e suficientes para descrever precisamente as SKU de uma família de materiais. Ao definirmos uma estrutura PD identificamos os dados requeridos e as regras de validação dos dados contidos nos campos do cadastro.

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Usualmente, para organizarmos consistentemente a enorme quantidade de informações envolvidas se torna necessário implementar algum software especializado para gerenciar os procedimentos operacionais na forma de diversos workflows.

 

Taxonomia

 

Para classificar o universo de materiais com que lida uma  empresa se faz necessário construir uma “árvore” ou plano de contas logístico, que seja coerente com o negócio e as necessidades dos envolvidos. Esta arvore é o resultado do processo de agrupamento de SKU baseado em critérios de similaridades estratégicas.

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Procedimentos 

 

Formalizam os procedimentos operacionais padrão (POP) para orientar os processos (workflow) de inclusão, alteração e exclusão de registros na lista mestre (MDM). Também são necessários procedimentos para manutenção das estruturas PD, bem como para requerentes requisitarem o cadastramento de novos itens, a sincronização de dados e a consolidação dos itens semelhantes.

 

Conclusão

 

Foi no sentido de esclarecermos aos interessados pela organização dos cadastros que sintetizamos os principais trabalhos (desafios) que devem ser enfrentados na catalogação, de modo que este processo não seja subestimado ou negligenciado, invertendo a triste constatação que temos observado nas empresas que ainda não perceberam a importância deste tema. Pense nisto, e acabe com as confusões.