white paper

Assessoria especializada em PDM

Saneamento e Governança de Cadastros

 
Framework PDM é o conjunto de elementos que formam a infraestrutura organizacional necessária e suficiente para a CURADORIA DOS CADASTROS, de modo a Identificar, Especificar, Parametrizar, Classificar e Relacionar de forma INEQUIVOCA ou SEMÂNTICA (isto é, precisa, uniforme e unificada) TODOS os materiais e serviços sobre o domínio da empresa e de seus parceiros (stakeholrders) nas transações comerciais.
 

                                                                                                                                    (c) Daniel Gasnier 

 
Introdução

A Administração dos Cadastros (Master Data Management, ou MDM) é o alicerce de qualquer sistema de informações empresarial (ERP) e a infraestrutura para a Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos (Supply Chain Management) e na organização dos Inventários físicos e da Armazenagem de materiais, de forma que este tema não pode ser negligenciado, sob duras penas.

 

No entanto, temos observado que a maioria das empresas ainda desconhece ou não está devidamente sensibilizada, aparelhada e/ou preparada para executar as melhores práticas neste sentido (conforme descritas no DMBoK e exigidas pelo SPED fiscal), bem como lhes faltam as metodologias e tecnologias requeridas, acumulando perdas enquanto seus cadastros – sem governança - migram para o caos.

Especializada na Otimização da Gestão de Estoques, a G4 DanielGasnier.com Consultoria aprimorou ao longo dos últimos 30 anos o Framework MDM, que inclui a Metodologia Ágil de Catalogação Semântica para Produtos e Serviços.

A m@CS/PS® é uma comprovada abordagem para Implementação de Padrões Descritivos de Produtos e Serviços (PDM), Saneamento do legado e sistematização da Governança dos Cadastros de informações estáveis (dados mestre), buscando agilizar a catalogação dos itens (mercadorias, matérias-primas, secundários, indiretos, MRO, produtos acabados e serviços) e remoção de redundâncias (multiplicidades), possibilitando a otimização do custo do capital de giro imobilizado em estoques, e liberando assim recursos para outras oportunidades na empresa.

 

Nossa proposta de trabalho - com a realização de nossos treinamentos, software MD Audit e assessorias em PDM/MDM consiste em agregarmos ferramentas, métodos e subsídios à qualquer empresa, formalizando, comunicando e perpetuando seus padrões de Identificação, Descrição e Classificação para todos os envolvidos.

 

 

O MD Audit foi desenvolvido como um Assistente Analisador ETL para o procedimento de Data Profiling/Cleaning no contexto de MDM (Gerenciamento de cadastros mestre), oferecendo agilização dos processos de Saneamento de dados, mesmo para empresas que já utilizam MDMS.

 

Elaboramos ainda o Manual PDM customizado para a realidade de sua empresa, sem que seja necessário "reinventarmos a roda", e sempre compatíveis com o mercado fornecedor e SPED fiscal, visando sistematizar e agilizar a inclusão, especificação e manutenção dos materiais, serviços e terceiros cadastrados, de forma sempre consistente e efetiva.

Para otimizarmos o processo de saneamento dos cadastros, de modo que esta seja produtivo e, portanto, menos oneroso para a sua empresa, nossa estratégia de Catalogação consiste em formar uma equipe (Central de Catalogação ou Célula MDM) composta por analistas e complementando-a com a contratação de serviços operacionais terceirizados, se/quando necessário. Em ambos os casos, uma orientação profissional para a seleçãon contratação e capacitação é um requisito fundamental.

 

 
 

Será que realmente precisamos de Assessoria técnica?

Sem referências externas especializadas, a maioria dos gestores e analistas de suprimentos, estoques, contabilidade, fiscal ou profissionais de TI acreditam que estão cumprindo bem com seu papel, no entanto a prática demonstra que esta é uma falácia, e que pode ser facilmente resolvida. A seguir, confira os Benefícios ao CONTRATAR nossa ASSESSORIA EM CATALOGAÇÃO:

  1. AUDITORIA: Oferecemos serviços de verificação e diagnóstico de seus cadastros, identificando e tabulando as intercorrências, idiosincrasias e anomalias contidas em seus cadastros. Executamos o processo de Data Profiling/Cleaning, aplicando tecnicas analíticas (Data Science) e empregamos ferramentas avançadas para compreender a real estrutura, conteúdo e a qualidade de seu cadastro.

  2. CATALIZAÇÃO: É preciso um facilitador externo isento e experiente para diagnosticar as necessidades efetivas, as alternativas e para construir o CONSENSO entre todos os envolvidos.

  3. ORIENTAÇÃO: É preciso conhecimento para o direcionamento e metodologia especializados.

  4. SANEAR DÚVIDAS: Nas palavras de um colaborador: O assunto PDM é muito técnico e complexo daí, para não errar, são requeridos inúmeros esclarecimentos durante a implementação do MDM.

  5. CRITÉRIOS: É preciso referências para estruturar/melhorar as Taxonomias e regras de negócio.

  6. ADERÊNCIA: Avaliamos os recursos do seu ERP para validar sua adequação e recomendar melhorias.

  7. CONSISTÊNCIA: Atualização e compreensão das obrigatoriedades do Fisco e SPED.

  8. PROCEDIMENTOS: É preciso conhecimento para o redesenho dos workflows (inclusão, etc).

  9. ESTRATÉGIA: Concepção e ajustes para cortes e detalhamentos da Catalogação.

  10. AGILIZAÇÃO: Aceleramos o tempo de execução dos processos de saneamento, inclusive rempregando nosso software especializado (asssitente ETL) para detecção de anomalias (MD Audit).

  11. RACIONALIZAÇÃO: Evite sanear itens desnecessários (aprimoramos os critérios de corte).

  12. OBJETIVIDADE: Analisamos e quantificamos os argumentos para as terceirizações.

  13. ISENÇÃO: Recomendações de Catalogadoras não estão livre de vieses. Com RFP e equalização isenta das propostas possibilitamos que sua empresa compreenda e questione os fornecedores com subsídios técnicos, adequando as propostas às reais necessidades, e estes subsídios servem como argumentos nas negociações.

  14. SAVINGS: A redução média do orçamento baseline gira entre -30 e -50% no Projeto PDM.

  15. SEGURANÇA: Reduzimos diversos riscos do processo de saneamento e governança.

  16. RETORNO: Os Ganhos e economias sempre justificam o investimento neste tipo de assessoria.

 
Metodologia Ágil de Catalogação Semântica para Produtos e Serviços

 

 

SUA EMPRESA ESTA PREPARADA? Antes de partir para a atividade operacional de Saneamento/Governança convém realizar uma preparação técnica coerente (planejamento do sistema de gestão dos Cadastros).

 

Via-de-regra, é prudente iniciar com um treinamento de Capacitação dos chamados “key-users” (ou implementadores), de modo que possamos juntos identificar e demonstrar aos demais envolvidos (requerentes) as intercorrências e anomalias (GAPs identificados) entre os processos de planejamento e controle dos cadastros e as boas práticas de mercado, bem como quantificar o esforço requerido no saneamento e no dia-a-dia, bem como a aderência das ferramentas de tecnologia da informação empregadas.

Apenas um diagnóstico técnico especializado e  isento de terceira parte, poderá certificar que sua empresa emprega o que há de mais adequado, moderno e competitivo, visto que há muito dinheiro em jogo, e muitos riscos no amadorismo. Da mesma forma, compreender as reais necessidades da empresa possibilitará um adequado dimensionamento das atividades e recursos requeridos no saneamento dos cadastros, otimizando os esforços e investimentos neste processo.

 

Uma metodologia robusta e consistente: Nossa Metodologia Ágil de Catalogação Semântica para Materiais e Serviços é o resultado da experiência aplicada e acumulada em mais de três centenas de projetos nesta especialidade, realizados nos mais variados portes e ramos de atividade econômica (industrial, comercial, serviços e governamental), de forma que já testamos, aplicamos, aprendemos e aperfeiçoamos seu conteúdo em inúmeras situações práticas.

Respeitando os aspectos intrínsecos de cada negócio e as particularidades de cada unidade do grupo, oferecemos um processo simples e customizado, executado através de um projeto bem coordenado, composto de diversos módulos de análise, conforme especificado em conjunto com a Contratante.

 

 

10 Argumentos para sua empresa investir em Saneamento de seus Cadastros:
 

Recentemente um cliente nos fez esta ótima pergunta, daí respondemos com dez argumentos qualitativos. Avalie se você concorda, ou mesmo se deseja acrescentar mais alguns.  

#1: NEM TODOS PRECISAM INVESTIR EM SANEAMENTO DE CADASTROS. Algumas empresas podem optar por ignorar nosso alerta, aceitar as perdas e continuar a bancar uma significativa perda oculta de produtividade e retrabalhos por sua própria conta, se o negócio permite.

#2: COMUNICAÇÃO É PROBLEMA DE DEZ EM CADA DEZ EMPRESAS. As pessoas sempre compreendem o que você está pedindo? Sempre? Quanto será que vale um pedido perfeito? Não tem preço, pois pode salvar uma situação! Basta perceber a frustração (raiva até) de alguém que pede qualquer coisa, mas recebe algo diferente. Por que ele reage assim? De quem é a responsabilidade? Agora, com calma,  compare com a experiência daquele que recebeu exatamente aquilo que pediu. Muito melhor? De fato, existem muitos riscos, e portanto muita confusão pode ocorrer nas compras.

#3: CADASTRO É O COMEÇO DE TUDO, E DELE DEPENDEM TODOS OS SEUS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS. Sem um código, nada acontece, não é mesmo? Não é possível requisitá-lo, enviar um pedido, receber, inspecionar e estocar. Não é possível separar, nem produzir, embalar, expedir ou faturar. Somos todos dependentes do cadastro. Portanto, se estes dados estiverem sem acurácia, estaremos sabotando cada um destes processos. Isto é suficientemente importante para você? 

#4: Cadastros Inequívocos são mandatórios, assim como NCM e CEST. Trata-se de uma Obrigatoriedade no SPED Fiscal.

#5: É UMA OPORTUNIDADE PARA ECONOMIZAR DINHEIRO, MAXIMIZANDO RESULTADOS. Como disse Jerry Maguire no filme homônimo, “Show me the Money!!!”. OK, você quer ser mais pragmático? Cada caso é um caso, mas se tiver a curiosidade de descer nos detalhes, procure conversar com as pessoas e faça as contas no aspecto econômico. Você sabe qual é o Custo Total de Propriedade (TCO) de se manter tantos colaboradores direta ou indiretamente envolvidos com a reposição? Com o saneamento dos cadastros você estará minimizando uma das mais importantes despesas ocultas provocada por perdas crônicas de produtividade, se consideramos a escala do negócio. Quem conhece negócios sabe que ganhamos dinheiro comprando bem. Você sabe dizer quantos processos de compras sua empresa transaciona por dia? Sabe dizer quantos destes processos foram perfeitos, isto é, livres de quaisquer anomalias ou intercorrências? Se deseja Centralizar Compras Corporativas, a Catalogação será um requisito precedente. Via de regra, temos reduzido em 30~50% o valor originalmente orçado para diversos saneamentos.

#6: ECONOMIZE TEMPO: Em nossa experiência, circulamos por suficiente número de empresas para facilmente constatarmos que elas não percebem a grandeza do tempo perdido enquanto, dia após dia, persistem perdendo muito tempo com atritos nas compras e na reposição de materiais e serviços: Perdemos tempo tentando descobrir o que precisamos, e mais tempo ainda desvendando como Pedir corretamente. Se Pediu errado terá que retrabalhar seu pedido, pois seu fornecedor não compreenderá o que esta pedindo. Ou pior, enviará o item errado, e a devolução será mais tempo perdido. 

#7: REMOVER DUPLICIDADES/MULTIPLICIDADES. É muito simples localizar as duplicidades óbvias nos cadastros, comparando as sequências de caracteres das descrições sem espaços em branco. No entanto existem duplicidades ocultas (permutações), que para serem identificadas requerem técnicas mais avançadas. Se você ainda não conta com inteligência artificial ou recursos computacionais tais como Expressões Regulares e Distância de Strings, pode recorrer às descrições padronizadas, ou Padrão Descritivo de Materiais (PDM). 

#8: ASSERTIVIDADE é uma valiosa qualidade profissional. Obviamente, especificar certo desde a primeira vez é a melhor escolha, pois quando sabemos pedir com apropriada exatidão, somos atendidos sem aqueles atritos frustrantes, com agilidade e presteza, e sem retrabalhos. Recebemos exatamente aquilo que pedimos, e ganhamos tempo para dedica-lo em atividades muito mais nobres. todos ganham tempo e a empresa economiza cerca de 5 a 10 vezes os esforços que precisa fazer para Cadastrar conforme as Boas práticas. 

 

#9: BENEFÍCIOS EFETIVOS. Aquelas empresas que já empreenderam projetos para Saneamento e Governança de seus Cadastros de Materiais e Serviços apontam diversos ganhos, entre os quais:

  • Maior precisão na identificação dos materiais.

  • Organização das informações cadastrais e pedidos.

  • Redução de custos operacionais.

  • Redução do capital de giro imobilizado (saneamento).

  • Agilização do processo de aquisição/compras.

  • Agilização na importação/exportação.

  • Agilização do processo de recebimento/armazenagem.

  • Agilização do processo de abastecimento/atendimento.

  • Rastreabilidade na cadeia de abastecimento.

  • Unificação de empresas, sistemas e catálogos.

  • Redução de não-conformidades e devoluções.

  • Suporte ao comércio eletrônico colaborativo e venda por catálogos.

#10: APELANDO À FÉ & AO BOM-SENSO. Construa, e eles virão. Na sua intuição temos certeza de que - se você chegou até aqui - você já compreendeu que pode melhorar sua gestão de cadastros e fazer algo mais racional.

Enfim, caso todos estes argumentos racionais e técnicos sobre o Retorno do esforço e do investimento ainda não tiverem sido suficientes para lhe convencer, talvez – de fato - este assunto ainda necessite de mais algum tempo de sua reflexão. Consulte quem já fez, não perca tempo e boa sorte.

 
Retorno sobre o Investimento na Catalogação
 
 
ESPECIALISTAS EM OTIMIZAÇÃO
© 2019 www.DanielGasnier.com
São Paulo - Atendemos em todo Brasil.