O Problema

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Em um diagnóstico das rotinas de suprimentos de uma empresa que avaliamos recentemente, identificamos algumas não-conformidades que, na realidade, percebemos como recorrentes em diversas empresas. Como sugestão, verifique na relação a seguir se alguns destes incômodos lhe são familiares:

 

• Faltam políticas de compras, padrões e regras.

• Pouca formalização dos processos.

• O conhecimento sobre as rotinas não esta sendo compartilhado.

• Falta de disciplina das pessoas no cumprimento dos procedimentos.

• Não temos uma estrutura organizacional de compras muito bem definida.

• Compras esta descentralizada, de forma que alguns colaboradores negociam e compras é envolvida apenas no final.

• Ocorrem diverso atropelos e a área de compras é apenas “tiradora de pedidos”, de forma que o comprador está freqüentemente “vendido” no processo, isto é, não é respeitado.

• Compras falha na procura, devolvendo problema ao requisitante.

• Ocorrem compras emergenciais em grande proporção.

• Processos de compras consomem tempo dos compradores, dificultando visitas aos fornecedores.

• Compradores investem expressivo tempo em cotações antecipadas, que depois são abortadas.

• Os controles internos estão pouco formalizados, e apenas alguns possuem procedimentos.

• Há baixo desempenho no nível de serviço e pontualidade dos fornecedores.

• Não existem planos de contingências formalizados, tão pouco fornecedores alternativos.

• Ainda compramos serviços avulsos, ao invés de consolidarmos um contrato mais abrangente.

• A falta do workflow possibilita que alguns processos ficam retidos aguardando liberação do colaborador envolvido no processo.

• Falta um plano de ações corretivas e preventivas que trate das falhas de fornecimento.

• Quando um pedido de compra chega para ser aprovado, faltam subsídios para a decisão, e o prazo é curto para que este procedimento seja conduzido de forma adequada.

• Em termos de governança, falta divulgar indicadores de desempenho efetivos.

• Faltam controles, e não podemos ficar só dependentes da disciplina das pessoas.

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A Solução

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Como reverter este quadro indesejado nesta empresa? A resposta para que o profissional de suprimentos possa efetivamente administrar o seu dia-a-dia reside em conhecer nos detalhes as boas praticas desta função, e disseminar na organização. Neste sentido, para auxiliá-lo na gestão de seus processos, nesta artigo identificamos as principais rotinas de suprimentos, e suas respectivas entradas (ou inputs), atividades e resultados (outputs) em uma tabela sintética que lhe permitirá confrontar com sua realidade atual, e assim avaliar aquilo que precisa melhorar.

 

< Imagem: Estrutura Analítica dos Processos de Suprimentos>

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Os Instrumentos

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Naturalmente que já foram desenvolvidas diversas técnicas e ferramentas de planejamento e controle para a administração destas rotinas, que precisam ser conhecidas pelos profissionais de suprimentos para enfrentar os desafios rotineiros. Vejamos alguns destes recursos:

 

Os procedimentos de Sales & Operations Planning (S&OP) possibilitam a avaliação e entendimento sobre os desafios de médio prazo para o negócio, identificando alternativas e estabelecendo um consenso para integrar as ações das diversas funções administrativas.

 

Os sistemas de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning, ERP), principalmente através das suas funcionalidades de planejamento, tais como o modulo de gestão de estoques (Planejamento e Controle de Materiais, PCM) e MRP (Planejamento das necessidades de materiais e manufatura), bem como controle dos recursos, oferecem meios de visualizar a demanda, e desdobrar suas implicações em termos de suprimentos.

 

As técnicas de engenharia simultânea também podem auxiliar na integração entre a empresa e seus fornecedores, acelerando o desenvolvimento de novos fornecedores, da mesma forma que os Indicadores de desempenho e contratos baseados em Service Level Agreement (SLA) possibilitam motivação e feedback para a melhoria contínua, beneficiando os parceiros que trabalham focados em atender as necessidades efetivas dos clientes da cadeia de abastecimento.

 

A Tecnologia de informação também nos oferece inúmeras ferramentas para agilizar as rotinas de suprimentos, tais como o moderno recurso de workflow, assegurando consistência e disciplina nos processos. Além disto, temos a óbvia contribuição da internet como provedora de informações para compras, tais como os marketplaces (horizontais e verticais), portais, catálogos eletrônicos e ferramentas de e-Procurement.

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Um pouco menos conhecida, mas também com potencial muito relevante para auxiliar os compradores são os sistemas de SRM (Supplier Relationashio Management), bem como os modernos sistemas Purchase Order Management (POM) e finalmente as soluções para Colaborative Planning and Forecast Replishiment (CPFR).

 

Enfim, para fazer frente aos problemas usuais que enfrentamos, procuramos mostrar neste artigo uma solução para estruturar as principais rotinas de suprimentos e lhes oferecer algumas ferramentas para agilizar os procedimentos rotineiros relacionados com as aquisições em uma empresa. Nos próximos artigos desta série trataremos das rotinas de tomada de decisão, bem como da gestão da qualidade, estoques, riscos e controles. Então, até nosso próximo artigo!