Quem tem medo do Murphy?

Cartilha Suprimentos

Murphy aqui representa os inúmeros resultados indesejados que podem ocorrer quando adquirimos um bem ou serviço e - neste processo - o papel do comprador é de precaver sua empresa de problemas, minimizando a ocorrência de fracassos nas suas aquisições.

 

Sabendo disso, a questão é porque ainda hoje enfrentamos tantas situações adversas desta natureza? Bem, entre os motivos, é preciso reconhecer que ainda falhamos na gestão dos riscos, porque se estivéssemos aplicando sistematicamente esta pratica estaríamos com mais empresas muito mais resilientes, isto é, melhor preparadas para prevenir e remediar falhas nos suprimentos.

 

Em suma, compradores necessitam investir mais tempo no gerenciamento de riscos com o propósito de minimizar surpresas, que são ocorrências de incertezas não antecipadas e, estendendo esta filosofia para além de suas fronteiras, também é sua responsabilidade procurar desenvolver uma base de fornecedores resilientes para proteger suas empresas das terríveis rupturas no atendimento.

 

Neste sentido o método que recomendamos prescreve a identificação, quantificação e a elaboração dos planos de contingências. Esta metodologia busca identificar riscos, avaliá-los e planejar respostas para eliminar ou minimizá-los, bem como controlar a implementação de medidas que aumentem a segurança e contenham as conseqüências indesejadas de acidentes, danos pessoais, financeiros, materiais, ambientais e à imagem das empresas.

 

Analises

 

Risco é definido como a conseqüência de um evento incerto que pode afetar de forma negativa uma aquisição, processo, projeto ou resultado de um empreendimento. Em outras palavras, todo risco é uma combinação de probabilidade (grau de incerteza) com suas conseqüências (grau do impacto). Na pratica, isto implica em avaliar cada risco como aceitável ou não, ponderando a probabilidade do evento ocorrer, que pode ser avaliada em quase-certo (>95%), provável (entre 95 e 50%), pouco provável (entre 50 e 5%) e raro (<5%), combinada com sua respectiva gravidade, que pode ser catastrófica, crítica, significativa ou menor, como na figura a seguir, que ilustra riscos na aquisição de um software de gestão de depósitos (WMS).

Sem entrar em demasiados detalhes, entre outras diversas ferramentas qualitativas que podem ser utilizadas, vale desenhar e avaliar a malha logística, avaliando o histórico das causas dos incômodos indesejados e seus efeitos através do diagrama de Iswikawa; ou ainda modelagens, prospecção por cenários, entrevistas e brainstorming. Outras técnicas empregadas são as listas de verificações (check-lists); lições aprendidas de situações passadas, experiência de especialistas, FMEA (Análise de Modos de Falha e seus Efeitos) e HAZOP (Hazard and Operability Study).

 

Se já as conhece, mãos à obra; caso contrário, recomendo que pesquise ou participe de algum de nossos treinamentos sobre suas aplicações (Riscos, suprimentos, etc..). Para adiantar, em termos de quantificação dos riscos existem diversos métodos estatísticos, tais como estratificações, paretos e correlações de registros, bem como softwares de apoio e simulação, para esta finalidade.

 

Respostas

 

Depois de identificados, quantificados e ranqueados, procuramos desenvolver estratégias para evitar, transferir, reduzir ou aceitar os riscos, preparando medidas para prevenir e conter a propagação dos danos, caso estes se confirmem. Estas respostas aos riscos são então organizadas pelos compradores na forma de planos de contingências. Os gatilhos (triggers), chamados algumas vezes de sintomas de risco ou sinais de advertência, são evidências de que um risco previsto ocorreu ou que está prestes a acontecer, e que uma ação corretiva precisa ser acionada. Por exemplo, um atraso na entrega de algum marco intermediário (ponto de controle) pode ser um sinal de advertência antecipado de um atraso significativo no cronograma do projeto, sendo oportuna uma visita do comprador ao fornecedor.

 

Após a fase de planejamento, providencias são implementadas, e deverá haver constante controle e monitoramento dos gestores para o efetivo acompanhamento dos riscos. Alias, pode ser interessante identificar os proprietários de cada risco, isto é, uma relação das partes envolvidas capazes de atuar como responsáveis pelas repostas aos riscos. Estes “proprietários dos riscos” devem ser envolvidos no desenvolvimento das respostas aos riscos. E - em síntese - é desta maneira que administramos um processo de suprimentos resiliente, isto é, melhor estruturado para enfrentar riscos, procurando minimizar os efeitos perversos dos “Murphys”.

 

Para assegurar a governança de suas operações logísticas relacionamos a seguir algumas dicas simples que julgamos pertinentes para os profissionais de suprimentos:

  • Não permita que os riscos sejam negligenciados, deixando que eles simplesmente ocorram. Tome a iniciativa e avalie suas vulnerabilidades, para adotar as medidas de segurança que possam coibir possíveis desvios.

  • Designar um profissional responsável pelos riscos do processo de aquisição pode focalizar os esforços preventivamente, o que é mais usual apenas depois que já foram registradas expressivas perdas em termos de segurança patrimonial.

  • Desenvolva relacionamento com seus fornecedores, principalmente aqueles estratégicos, e avalie meticulosamente com seus parceiros os sistemas de prevenção de riscos destes. Eles estão realizando triagens das pessoas contratadas por eles? O acesso destas pessoas em suas dependências esta sendo bem controlado? Eles também estão desenvolvendo programas de segurança?

  • Formalize contratos, padronize procedimentos e automatize o fluxo de informações, evitando depender exclusivamente da disciplina das pessoas, que eventualmente podem falhar. Dispor dos registros históricos de ocorrências agrega subsídios para planejar as contramedidas.

  • Assegure que o controle de seus estoques seja robusto. Entre os diversos indicadores gerenciais, a acurácia dos saldos demonstra mais do que a confiabilidade destas informações, demonstra que os processos físicos e administrativos estão efetivamente consistentes, sem “furos” ou lacunas.

  • Garanta a integridade física de suas matérias-primas e embalagens ao longo de toda a cadeia de abastecimento. Muito cuidado também com adulterações e pirataria, exigindo lacres e praticas de rastreabilidade.

  • Mantenha atualizado um plano de continuidade dos seus negócios, e faça simulações continuamente, mantendo a equipe sempre preparada para os riscos identificados.

  • Reavalie contantemente sua segurança e a tecnologia envolvida, mantendo processo de auditorias com pessoas independentes da operação logística.

  • Contrate seguros quando necessário e viável, e procure assessoria de especialistas sempre que possível.

  • Mantenha backups de recursos e serviços em “missão crítica”.

 

Cenários exóticos

 

Os estatísticos afirmam que os Murphys diabólicos se distribuem nos fenômenos da natureza e da economia como uma distribuição normal, e isto até que faz sentido nos cenários brandos. No entanto Mandelbrot e a Teoria do Caos nos alertam que existem tantos cenários brandos quanto os exóticos, estes últimos mais prováveis do que os especialistas de riscos tradicionalmente pressupõem. Em seus modelos convencionais os especialistas ainda desconsideram os cenários exóticos, ainda mais perigosos e catastróficos. Basta lembrar alguns acontecimentos recentes, como o acidente da plataforma P36, o furacão Katrina em Nova Orleans ou a Tsunami, todos eventos com probabilidade inferior a seis sigmas... Mas que aconteceram recentemente.

 

Enfim, apesar disto tudo, é um fato da vida que nem todos os riscos poderão ser atenuados, e que você se mantém em forma arriscando. Qual é a postura adequada do comprador (conservador, moderado ou arrojado)? No final das contas, para decidir de quem comprar considere que nós nos arrependeremos mais daquilo que deixarmos de fazer do que daquilo que fizermos errado. 

 

Então, de que forma você poderia arriscar um pouco mais hoje?

 

 

Anexo: Quem foi o Murphy?

 

A popular lei de Murphy - “Se algo pode dar errado, dará” - foi inspirada em 1949 pelo então capitão engenheiro Edward Aloysius Murphy (1918-1990) do Wright Field Aircraft Lab, indignado com um erro primário nos ajustes dos sensores nos testes de campo. Ele afirmou que se existem duas ou mais maneiras de fazer uma tarefa, e uma delas puder provocar um desastre, alguém irá adotá-la. Esta observação foi uma importante lição aprendida na execução do projeto que avaliava o impacto da gravidade no corpo humano, e se tornou publica em uma coletiva de imprensa, quando o médico coronel John Paul Stapp (1910-1999) declarou que o sucesso nos resultados era devido ao esforço constante de todos em negar a inevitabilidade da lei de Murphy. Daí, a questão dos riscos ficou associada com seu nome, como neste artigo.

Muitos compradores ainda negligenciam riscos simplesmente porque não sabem como gerenciá-los.

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