Infraestrutura em Suprimentos

Cartilha Suprimentos

Digamos que sua empresa designa justamente você para estruturar o departamento de suprimentos. O desafio é grande, e você imagina que serão requeridos diversos elementos para operacionalizar o dia-a-dia de compras. Daí você começa relacionando o que irá precisar para gerenciar estes processos...

 

Profissionais habilitados

 

Sabemos que pessoas são a chave do sucesso de qualquer empreendimento, e que as atividades não serão produtivas se não houver colaboradores devidamente capacitados, porque com a pressão dos custos não há mais espaço para amadorismo e improvisações, com base no método de aprendizado da tentativa e erro.

É por isso que nestes últimos anos o perfil do comprador moderno esta evoluindo dramaticamente, com ênfase no gerenciamento de relacionamentos e habilidades de negociação. É preciso manter a relação colaborativa em um processo de melhoria contínua com ênfase no longo prazo, exigindo que o executivo de compras seja mais estratégico, flexível e criativo, sendo capaz de definir metas e integrar os interesses das partes envolvidas. Não funciona mais simplesmente argumentar coercitivamente pressionando seus fornecedores, sendo necessário criar e sustentar um clima propício para compartilhar e solucionar problemas juntos.

Em nossos diagnósticos, a segunda falha mais freqüente é o dimensionamento inadequado de pessoas, pois as equipes ainda estão subdimensionadas para todo o esforço que os processos de suprimentos exigem. Com sistemas de gestão mais efetivos no futuro poderemos fazer mais com menos, no entanto - por hora - ainda será preciso implementar e treinar os profissionais no uso das modernas praticas e ferramentas que estão sendo disponibilizadas.

 

Informações

 

O segundo elemento da infra-estrutura será formar e manter bancos de dados relevantes e acurados que efetivamente contribuam com a tomada de decisão e rotinas operacionais de suprimentos.

Você perceberá muito cedo que o gerenciamento dos requisitos é o segundo fator crítico de sucesso para comprar com agilidade e sem retrabalhos, especificando em conformidade com a linguagem do mercado fornecedor. Neste estágio, deverá conhecer os princípios da identificação inequívoca de materiais e serviços, tema que no Brasil é denominado Padrão Descritivo de Materiais, ou PDM (assunto que já tratamos em outros artigos). Ainda dentro deste tema, será necessário sistematizar a gestão de portfólio de materiais comprados, categorizando tudo aquilo que sua empresa deverá adquirir em grupos e sub-grupos, para designar aos analistas e compradores, bem como definir estratégias de suprimentos especificas para cada família, e parametrizar os dados cadastrais, como atributos logísticos e fiscais.

 

O passo seguinte será padronizar os documentos que formalizarão seus processos de suprimentos. Nesta atividade são usuais alguns termos estrangeiros, tais como o Request For Proposal (RFP), utilizado quando o comprador solicita uma proposta técnico-comercial. O clássico Pedido de compra e o Contrato comercial são outros instrumentos tradicionais, mas outros estão gradativamente se tornando conhecidos, tais como o Rebate e Request Payment for Work Performed (RPWP). Neste sentido, o mapeamento dos procedimentos de compras auxiliará os gestores na identificação e formalização dos inputs e outputs, bem como na automação das rotinas de compras.

 

Ferramentas

 

Os Sistemas Integrados de Gestão (SIG), também conhecidos como Enterprise Resources Management (ERP) continuam em evolução ininterrupta, sempre nos surpreendendo com novas funcionalidades. Apenas para ilustrar, atualmente muito se fala sobre a portabilidade, de maneira que o comprador possa efetivar seu pedido em campo através de seu celular/PDA, algo inimaginável há dez anos.

Realmente, a tecnologia da informação trouxe importantes soluções para compras. O antigo Intercâmbio Eletrônico de Dados, ou Eletronic Data Interchange (EDI), migrou para a internet graças aos padrões de telecomunicações, fazendo a modalidade do e-Procurement evoluir para Marketplaces e portais de compras eletrônicas verticais e horizontais. Soluções avançadas de Business Inteligence (BI) e On-line Analitical Processing (OLAP) possibilitam relatórios mais rápidos e relevantes para o controle dos processos, com a promessa de maior visibilidade e governança.

Isto, sem entrar em detalhes que já exploramos em outros artigos, mas vale relacionar os softwares de Supply Chain Management (SCM), que possibilitam a integração entre compradores e fornecedores, e as soluções Advanced Planning Systems (APS), que buscam minimizar os estoques desnecessários.

 

 

Tendências

 

Aqueles entre nós que estão sempre ligados em tecnologia estão constatando que já dispomos de muitos recursos, mas o derradeiro desafio ainda reside no aspecto comportamental, e se chama confiança e colaboração. Neste sentido, existem diversas iniciativas em compras buscando viabilizar o Estoque administrado pelo fornecedor, ou Vendor Management Inventory (VMI), bem como a Previsão e Planejamento para Reposição Colaborativa (CPFR). Também estão surgindo novas tendências, como os sistemas de Gestão do Relacionamento com fornecedores (Supplier Relationship Management ou SRM), e sistemas de Gerenciamento de Pedidos de compra (Purchase Order Management ou POM).

 

Por fim, exercitando nossa imaginação na futurologia, podemos esperar para breve, com a popularização da computação em nuvens, o surgimento de softwares que conectarão através de conduites diferentes plataformas físicas e lógicas, facilitando a identificação e descrição dos materiais através da internet, automatizando os processos e regras de detecção das necessidades e execução das reposições. Mas nada desta modernidade tornará desnecessário o profissional de compras, cujo papel será o de um arquiteto de relações comerciais. Quem viver verá.

Profissionais, informações e ferramentas são fundamentais para

organizar o departamento de suprimentos, hoje e no futuro.

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