Um dos pontos fracos que observamos na maioria das empresas é que as atividades de cronometragem e cronoanálise ainda são realizadas por profissionais que aprenderam com outros profissionais, restritos às suas próprias empresas e, portanto, continuam empregando a mesma metodologia e instrumentos utilizados há vários anos atrás, sem perceber que a tecnologia evoluiu muito recentemente.
Ainda é muito usual que os estudos de Tempos e Métodos sejam realizados em planilhas eletrônicas, por facilitarem os cálculos e por possibilitarem um certo padrão de apresentação. No entanto a integração destas informações fica um tanto improvisada e comprometida, pois falta uma robustez mais profissional nesta forma de trabalho.
Assim, é frequente encontrar nestes estudos de tempos alguns campos não preenchidos, ou com digitação incorreta do produto, setor, posto de trabalho, ou dados sem vínculos com o roteiro de produção, comprometendo a confiabilidade dos cálculos MRP. Estas planilhas eletrônicas são arquivos isolados do restante do sistema, e apesar de ser possível estabelecer vínculos entre estes arquivos, é requerido um razoável conhecimento para o adequado manuseios destas planilhas.
Outra preocupação importante é o grande número de planilhas que são geradas nas empresas. Este autor conhece muitos lugares onde há milhares destes arquivos espalhados pelos computadores, cada um com um estudo de tempos, e estes arquivos precisam ser referenciados de forma a facilitar a consulta quando necessário, sem que estejam vinculados com os roteiros de produção. Uma verdadeira confusão!
Consideremos os roteiros de produção que estão cadastrados no sistema ERP. Nestes roteiros são registradas todas as atividades de produção de um determinado produto. Infelizmente, estas informações de roteiro ainda não tem nenhum vínculo direto com os respectivos estudos de tempos (no atual estágio da informatização isto ainda nos surpreende, não é mesmo?). De qualquer forma, o lançamento dos tempos de cada atividade em cada roteiro ainda é realizado e mantido de forma manual, ou seja, é preciso localizar o estudo de cada atividade na pasta de planilhas e digitar as informações que são necessárias no roteiro.
Todo sistema ERP tem uma funcionalidade para manter um cadastro dos Roteiro de Produção. Este cadastro bem estruturado e continuamente atualizado, possibilita calcular informações sobre a efetiva capacidade de produção, tempo homem, tempo máquina, gargalos, programas de produção e roteiros alternativos para cada processo de produção.
Se estas informações estiverem comprometidas, todos os programas de produção não serão confiáveis. Então imagine qual é a probabilidade desta transcrição estar errada ou desatualizada. A novidade para os analistas e profissionais de cronoanálise é que já é possível integrar todas as atividades dos estudos de Tempos e Métodos, através de uma solução que automatiza todo este processo, via internet.
Ao longo de sua atuação profissional, prestando consultoria e serviço de terceirização em cronometragem e cronoanálise, o autor deste post desenvolveu uma solução informatizada que gerencia todas as etapas de definição do Tempo Padrão, cadastro de Roteiros do Produção, gerenciamento dos Estudos de Tempos e atualização automática dos roteiros no sistema de gestão ERP, através de um software - o Cronosystem - que foi desenvolvido pensando em automatizar todo o processo Tempos e Métodos.
No Cronosystem é possível criar um estudo de tempos completo, descrevendo os elementos da operação, cronometrar os tempos de cada ciclo, avaliar os tempos de cada elemento, calcular o tempo padrão, informar o que agrega e não agrega valor, e identificar tempo-homem e tempo-máquina de cada operação. Também é possível cadastrar o roteiro de cada produto e vincular os tempos cronometrados a cada etapa do roteiro, de forma automática, utilizando um pré-cadastro de tarefas desenvolvido pela Tempad.
O sistema Cronosystem foi projetado de forma a reproduzir o formato dos modelos de folhas de cronometragem mais comuns. Um profissional acostumado com os formulários de cronometragem não terá dificuldades em interpretar a lógica do sistema, pois é uma ferramenta intuitiva, que ajuda o profissional a aplicar todas as avaliações necessárias para calcular o tempo padrão, reunindo tudo o que é necessário para gerenciar as atividades de Tempos e Métodos:
Cadastros básicos (produtos, setores produtivos, centros de custos, máquinas e ferramentas).
Cadastros dos Fatores de avaliação (Habilidade, Esforço e Fadiga).
Cadastro de Roteiros e as etapas.
Criação, cronometragem, cálculo e fechamento do estudo de tempos.
Relatório do estudo de tempos.
Relatório do roteiro do produto.
Avaliações dos estudos.
Gerenciamento dos estudos de tempos, através de status do estudo: criado, lido, calculado e aprovado. Um estudo aprovado não pode mais ser alterado.
Acesso via internet e controle de usuários.
Cronômetro incorporado ao software.
Benefícios para o processo de cronometragem:
Facilidade e consistência: Depois que o estudo de tempos é criado no sistema, são selecionados os elementos da operação através das descrições padronizadas que contém palavras pré-determinadas, utilizando apenas um “pick-list” no Cronosystem.
Levantamentos ágeis: logo a seguir já é realizada a tomada de tempos, diretamente em um netbook, utilizando o cronômetro do próprio computador. Além da precisão e conveniência, isto evita erros nas transcrições dos tempos.
Fechamento: Após realizadas as tomada sde tempos, o estudo já esta salvo e pode ser processado. O cálculo é realizado no mesmo padrão dos formulários de cronometragem, empregando as melhores práticas. São feitas as avaliações de ritmo, fadiga, freqüência, agrega e não-agrega valor e o nivelamento da amostra de tempos, sendo identificado o tempo-homem e tempo-máquina. Pronto, na maioria dos casos, um estudo de tempos é calculado em menos de 5 minutos e está salvo no banco de dados, e já disponível para ser consultado via internet, com login e senha.
Benefícios para o roteiro da produção:
Nesta solução é possível cadastrar um roteiro completo para cada produto ou material fabricado. Em cada atividade do roteiro é cadastrada uma operação, que deve ser codificada de forma padronizada, consistida pelo software. Assim que for concluído o estudo de tempos para cada operação cadastrada, o sistema vincula automaticamente este estudo à atividade do roteiro, e marca esta atividade como “cronometrada”.
A atualização dos roteiros do ERP é realizada com base na última versão disponível no sistema, para cada produto, através de uma rotina de migração de dados.
Expediente: O sistema Cronosystem é multi-usuário e multi-empresa, e pode ser acessado pela internet. Não é necessário adquirir o software, basta contratar a licença de uso, com pagamento mensal (Software as a Service, SaaS). Para saber mais, fale conosco