Quantas pessoas você conhece que tem aversão a reuniões? Devem ser muitas, portanto vejamos como podemos reverter esta situação refletindo sobre sua dinâmica.
Como já constatamos, comunicação é problema de 10 em cada 10 empresas. De fato, podemos lhe assegurar que não é um privilégio exclusivo de sua empresa encontrar colaboradores que ainda reclamam das reuniões, seja pela quantidade ou pela eficácia. Afinal de contas - como dizem - alguém tem que trabalhar por aqui!
No entanto, reuniões têm como propósito estabelecer relacionamentos, comunicar e comprometer os envolvidos com a implementação daquilo que foi estabelecido. Quando bem utilizadas, são oportunidades de expandir sua área de influencia e multiplicar seu tempo.
Para tanto, existem diversos tipos de reuniões, entre as quais vale destacar as seguintes: Executiva (desta participam os executivos da organização, portanto deve ser muito breve e objetiva); Lançamento (representa o marco de lançamento formal de um projeto); Apresentação (onde serão comunicadas informações sobre um tema); Acompanhamento (para acompanhamento e controle do progresso junto com a equipe); Encerramento (ao término de um projeto, identificando as lições aprendidas); Workshop (onde haverá interação, discussões e debates facilitadas por um intermediador ou juiz, entre os participantes e, eventualmente, sejam propostas atividades ou pendências) e de Treinamento (onde serão apresentados conceitos e técnicas, no sentido de qualificar e habilitar os participantes em determinado assunto).
Planejamento da reunião
Para aumentar a probabilidade de sucesso, a reunião deve ser planejada com antecedência. Antes de tudo, devemos refletir, através de uma análise crítica, se de fato aquela reunião é mesmo necessária, considerando as seguintes questões-chave: Qual é o seu objetivo? A ocasião é propícia? O que acontecerá, se não houver esta reunião? Existem alternativas? Quanto custará esta reunião?
Se a necessidade estiver confirmada, vale a pena prepará-la adequadamente, para que seja agradável e produtiva para todos. Para tanto, podemos começar com um simples check-list. A lista de verificação de uma reunião deve relacionar:
Objetivo da reunião, data, horário, local e lista dos participantes;
Pauta da reunião, identificando o facilitador e os apresentadores;
Procedimentos prévios: Encaminhamento dos convites, papéis e responsabilidades, contratação de serviços, preparação do material a ser apresentado (slides, vídeos, apostilas, etc.);
Relação de materiais consumíveis, tais como, papel, lápis, canetas, formulários, crachás, fita adesiva, giz, canetas marcadoras para quadro, folhas para flip-chart, transparências, filme para fotografia e lâmpada de reserva para retro-projetor;
Relação de equipamentos, tais como, projetor multimídia, computador, apontador laser, retro-projetor, videocassete, televisão, tela, flip-chart, lousa, máquina fotográfica e microfone;
Alimentação requerida, tais como café, sucos, refrigerantes, salgados, doces e refeições;
Layout: especificação da disposição dos móveis na sala (croquis);
Formulários de controle: Lista de verificação, lista de presença; pauta, ata da reunião, recibos de pagamentos, etc.
Procedimentos posteriores: Pagamento dos serviços, elaboração, revisão e distribuição da ata e agradecimentos escritos, programação da data e local da próxima reunião e rescaldo das pendências.
A pauta de uma reunião, especificamente, consiste em uma relação preliminar dos tópicos que deverão ser abordados naquele evento. Também podemos estabelecer a programação ou agenda, que determina os principais horários, servindo como uma baliza disciplinadora para maior produtividade do evento. A pauta usualmente é estruturada da seguinte forma:
Abertura (apresentações e agradecimentos)
Objetivo e pauta da reunião
Regras operacionais
Desenvolvimento da reunião conforme pauta
Síntese e próximos passos
Lições aprendidas
Encerramento (créditos e agradecimentos)
Quem deve participar da reunião?
Pessoas que tem conhecimento do assunto.
Pessoas com poder para tomar decisões.
Aqueles que vão implementar as ações.
Representantes de grupos afetados pela decisão.
Pessoas que podem contribuir com o processo.
Pessoas que necessitam de informações apresentadas.
Pessoas que devem ser desenvolvidas.
Agora vejamos alguns elementos que conferem dinâmica às reuniões:
As boas práticas para reuniões eficazes incluem pontualidade, ouvir atentamente, respeito às opiniões e idéias alheias, permitir que o orador conclua sua apresentação, manter as perguntas para os momentos mais apropriados e acompanhar o material conforme esta sendo apresentado, isto para relembrar apenas algumas das principais regras de etiqueta.
A abertura da reunião é formalizada por um facilitador, que inicia pelos agradecimentos e esclarecimentos preliminares. A função do facilitador é de administrar a eficiência da reunião e catalisar todo o processo, com presença, controle e gerenciamento do relacionamento dos envolvidos, assegurando que os objetivos sejam alcançados. Dependendo da complexidade do evento, outros papéis tornam-se necessários, tais como coordenador, mediador, secretário, apresentadores, tradutor, suporte técnico e apoio logístico.
Storyboard da apresentação: O conteúdo a ser apresentado precisa ser previamente preparado. É possível utilizar vários meios diferentes de apresentação, dos quais o formato em que utilizamos um computador e um projetor multimídia vem se popularizando pelas suas diversas vantagens, em termos de dinâmica, qualidade, tempo e recursos especiais. Para organizar a apresentação, pode ser interessante esquematizá-la previamente através de um storyboard, isto é, definir como serão dispostos os slides no formato de uma estória em quadrinhos.
A linguagem precisa ser adequada ao receptor da mensagem, pois existem auditórios leigos e outros, mais especializados. O vocabulário e as terminologias especiais não devem ser utilizados para impressionar ou obscurecer a apresentação, pois criam confusão na mente dos expectadores. Em síntese, utilize sempre a linguagem do receptor.
Conclusão
Para encerrar, vale relembrar que os mais importantes produtos de uma reunião são os relacionamentos estabelecidos e o compromisso de todos com a decisão. Portanto, imposições não serão tão efetivas quanto a negociação. Busque sempre o consenso, para não cair na armadilha da democracia, que de vez em quando funciona como a ditadura da maioria. Tenha em mente que o sucesso somente poderá ser avaliado assim que as mudanças consensuais forem efetivamente implementadas.