Nove argumentos para sua empresa investir em Saneamento de Cadastros.
Recentemente um cliente nos fez esta ótima pergunta, daí respondemos com nove argumentos qualitativos. Avalie se você concorda, ou se deseja acrescentar mais alguns.
#1: NÃO, VOCÊ NÃO PRECISA INVESTIR EM SANEAMENTO DE CADASTROS. Você pode optar por ignorar nosso aviso e continuar a bancar uma significativa perda oculta de produtividade e retrabalhos por sua própria conta, se o seu negócio permite. Mas na sua intuição tenho certeza de que você sabe que pode melhorar sua gestão e fazer algo mais inteligente.
#2: COMUNICAÇÃO É PROBLEMA DE DEZ EM CADA DEZ EMPRESAS. As pessoas sempre compreendem o que você está pedindo? Sempre? Quanto será que vale um pedido perfeito? Não tem preço, pois pode salvar uma situação! Basta perceber a frustração (raiva até) de alguém que pede qualquer coisa, mas recebe algo diferente. Por que ele reage assim? De quem é a responsabilidade? Agora, com calma, compare com a experiência daquele que recebeu exatamente aquilo que pediu. Muito melhor? De fato, existem muitos riscos, e portanto muita confusão pode ocorrer nas compras.
#3: CADASTRO É O COMEÇO DE TUDO, E DELE DEPENDEM TODOS OS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS. Sem um código, nada acontece. Não é possível requisitá-lo, enviar um pedido, receber, inspecionar e estocar. Não é possível separar, nem produzir, embalar, expedir ou faturar. Somos todos dependentes do cadastro. Portanto, se estes dados estiverem sem acurácia, estaremos sabotando cada um destes processos. Isto é suficientemente importante para você?
#4: É UMA OPORTUNIDADE PARA ECONOMIZAR DINHEIRO, MAXIMIZANDO RESULTADOS. Como disse Jerry Maguire no filme homônimo, “Show me the Money!!!”. OK, você quer ser mais pragmático? Cada caso é um caso, mas se tiver a curiosidade de descer nos detalhes, procure conversar com as pessoas e faça as contas no aspecto econômico. Você sabe qual é o Custo Total de Propriedade (TCO) de se manter tantos colaboradores direta ou indiretamente envolvidos com a reposição? Com o saneamento dos cadastros estará minimizando uma das mais importantes despesas ocultas provocada por perdas crônicas de produtividade, se consideramos a escala do negócio. Quem conhece negócios sabe que ganhamos dinheiro comprando bem. Você sabe dizer quantos processos de compras sua empresa transaciona por dia? Sabe dizer quantos destes processos foram perfeitos, isto é, livres de quaisquer anomalias ou intercorrências? Se deseja Centralizar Compras Corporativas, a Catalogação será um requisito precedente.
#5: ECONOMIZE TEMPO: Em minha experiência, circulamos por suficiente número de empresas para facilmente constatarmos que elas não percebem a grandeza do tempo perdido enquanto, dia após dia, persistem perdendo muito tempo com atritos nas compras e na reposição de materiais e serviços: Perdemos tempo tentando descobrir o que precisamos, e mais tempo ainda desvendando como Pedir corretamente. Se Pediu errado terá que retrabalhar seu pedido, pois o comprador não compreenderá. Ou pior, comprará errado, e a devolução será mais tempo perdido.
#6: REMOVER DUPLICIDADES. É muito simples localizar as duplicidades óbvias nos cadastros, comparando as sequências de caracteres das descrições sem espaços em branco. No entanto existem duplicidades ocultas (permutações), que para serem identificadas requerem técnicas mais avançadas. Se você ainda não conta com inteligência artificial ou recursos computacionais tais como Expressões Regulares e Distância de Strings, pode recorrer às descrições padronizadas, ou Padrão Descritivo de Materiais (PDM). Do que se trata? Basicamente, é um gabarito (ou template) onde sua descrição não será escrita, mas composta através de tabelas de escolhas (pick-lists), seguindo o formato: Nome + Modificador + (Característica / Atributo)n
#7: ASSERTIVIDADE é uma valiosa qualidade profissional. Obviamente, especificar certo desde a primeira vez é a melhor escolha, pois quando sabemos pedir com apropriada exatidão, somos atendidos sem aqueles atritos frustrantes, com agilidade e presteza, e sem retrabalhos. Recebemos exatamente aquilo que pedimos, e ganhamos tempo para dedica-lo em atividades muito mais nobres. todos ganham tempo e a empresa economiza cerca de 5 a 10 vezes os esforços que precisa fazer para Cadastrar conforme as Boas práticas.
#8: BENEFÍCIOS EFETIVOS. Aquelas empresas que já empreenderam projetos para Saneamento e Manutenção de seus Cadastros de Materiais e Serviços apontam diversos ganhos, entre os quais:
Maior precisão na identificação dos materiais.
Organização das informações cadastrais e pedidos.
Redução de custos operacionais.
Redução do capital de giro imobilizado (saneamento).
Agilização do processo de aquisição/compras.
Agilização na importação/exportação.
Agilização do processo de recebimento/armazenagem.
Agilização do processo de abastecimento/atendimento.
Rastreabilidade na cadeia de abastecimento.
Unificação de empresas, sistemas e catálogos.
Redução de não-conformidades e devoluções.
Suporte ao comércio eletrônico colaborativo e venda por catálogos.
#9: APELANDO À FÉ. Se todos estes argumentos ainda não foram suficientes para lhe convencer, então reflita um pouco mais sobre esta questão. Construa, e eles virão. Boa sorte.