• Daniel Gasnier

Novos impactos do SPED FISCAL na Logística


Você já conhece o BLOCO K?

A maioria dos profissionais também não... por enquanto! O Bloco K é uma “nova” obrigação do SPED Fiscal que exigirá o envio - ao Fisco - de diversas informações relacionadas ao CONTROLE DA PRODUÇÃO E DO ESTOQUE, abrangendo consumo, perdas e substituições de insumos para todos os produtos fabricados pelo próprio estabelecimento ou por terceiros (subcontratados). A obrigação é válida para todos os contribuintes do ICMS/IPI, com exceção das empresas enquadradas no Simples Nacional.

Será que sua empresa deve se preocupar? Se sua empresa já conta com as boas práticas em gestão de cadastros, inventários rotativos, ativo fixo e um ERP bem estruturado, então já estão preparados para esta nova “tsunami fiscal”. No entanto, segundo o Valor Econômico, atualmente, 80% dos contadores, controllers e diretores financeiros já estão debruçados sobre os desafios do “Bloco K” e, pior, os 20% restantes ainda nem sabem do que se trata. A situação fica pior ainda em algumas empresas que, alegando precisarem “economizar” em virtude da crise econômica, protelam esta bomba já prestes a explodir no colo de seus incautos acionistas. A contagem regressiva de seis meses já começou, portanto é o momento de concientizarmos quem toma decisões sobre a importância deste assunto, que é proporcional ao esforço que exigirá de todos nós, tanto no saneamento de Catálogos (PDM), Sistematização dos Inventários físicos (geral e rotativo), qualidade dos dados de cadastro e na configuração dos sistemas de Gestão Integrada (ERP).

Em síntese, este tal “Bloco K” é uma versão eletrônica e moderna do Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque – Modelo 3. A rigor, não é uma novidade. As informações do Bloco K estão “apenas” sendo incluídas nos arquivos do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital). Estas informações se restringirão ao processo produtivo e às quantidades de matéria-prima, insumo, embalagem, produto acabado etc…, pois os valores desses itens já estavam sendo informados no Bloco H (que trata dos inventários físicos).

Para saber mais, increva-se no Treinamento Bloco K/H - Como se adequar ao SPED fiscal (veja o programa neste link).

Entenda melhor:

As legislações do ICMS (estadual) e a do IPI (federal) obrigam as empresas que operam no Brasil a publicarem, em livros próprios, as transações que realizam. Antes do advento do SPED, no encerramento de cada exercício as empresas eram obrigadas a imprimir e encadernar seus movimentos contábeis na forma de dois livros: O Diário e o Razão. O Livro Diário é um livro que coleciona os lançamentos em ordem de data e o livro Razão mantém estes lançamentos por conta contábil. Esses dois livros eram registrados em Juntas Comerciais e arquivados, aguardando que no prazo legal alguma fiscalização solicitasse os mesmos.

Com a informatização foram criados os Livros Diário, Razão, Balancete e DRE digitais. Percebemos que o desafio agora consiste na acurácia desses registros (confiabilidade das informações), sendo que neles devemos anotar todas as operações realizadas, individualizando as informações por SKU (stock keeping unit, ou unidades distintas mantidas em estoque). Assim, a Receita Federal terá registrado no Bloco K do SPED Fiscal, as quantidades produzidas e os insumos consumidos com cada SKU, podendo através desta informação, projetar o estoque de matéria-prima e de produto acabado do contribuinte, investigando divergências.

Big Brother: Onde antes o Fisco tinha dificuldade em fiscalizar, agora qualquer analista da Receita Federal com um software de Business Inteligence (BI) poderá executar um rotina buscando irregularidades neste cenário de Big data.

Sabemos que os estoques concentram expressiva energia econômica da empresa. Não é por acaso que o controle dos estoques é monitorado pelos principais tributos cobrados no Brasil. Desde o ICMS e o IPI, até o IRPJ e a CSLL, passando pela Contribuição ao PIS e pelo Cofins, as movimentações do estoque são importantes para determinarmos a base de cálculo, o fato gerador e o montante devido a título desses tributos. Assim sendo, o Bloco K não pode e não deve ser visto como uma “mera obrigação acessória” a ser preenchida de maneira a evitar multas administrativas.

Muitos interesses em jogo: A integração mencionada não se restringe à legislação tributária e ao sigilo industrial, mas envolve ainda o direito contábil e societário, e até o direito dos contratos e o direito do trabalho. Os sócios olham para o estoque à espera do lucro que remunerará o seu capital; os clientes se preocupam com o estoque, esperando que a venda ou a prestação de serviço sejam entregues; os fornecedores vêem no estoque oportunidade de negócio; e, obviamente, a administração tributária também acompanha a movimentação do estoque para fins de arrecadação e combate à sonegação.

Encontram-se no estoque as informações necessárias para a formação de preço, quer de produto, de mercadoria ou de serviço, o que implicará a apuração de lucro ou de prejuízo. Daí a importância para os tributos não cumulativos (IPI, ICMS, Contribuição ao PIS e Cofins), porque os valores devidos nas etapas anteriores da cadeia comercial não comporão o custo do produto, da mercadoria e, eventualmente, do serviço, em razão de serem créditos fiscais (valor recuperável) para a empresa. Esse efeito tributário explica o controle referente a esses tributos.

Por falar em custo, o estoque também representa a principal dedução permitida na apuração dos tributos sobre o lucro (IRPJ e CSLL). Dependendo da operação realizada, diversos controles fiscais podem ser exigidos, como acontece com os preços de transferências nas transações internacionais com empresas vinculadas, ou seja, pertencentes ao mesmo grupo econômico. Esse efeito tributário amplia a importância do estoque.

Por tudo isso, a seriedade no preenchimento dos Blocos K e H não pode ser orientada tão somente para evitar a multa aplicada por informação errada (inacurada) – embora essa penalidade deva ser considerada – ou restrita a minimizar o vazamento de informações do segredo industrial. A visão integrada dessa obrigação acessória contribui para uma eficiente gestão tributária, que tenha por objetivo não desperdiçar recursos, inicialmente, com o pagamento desnecessário de tributos e multas administrativas, mas também, com o desenvolvimento adequado das operações empresariais (compra, venda e prestação de serviços). A condução das questões relacionadas ao Bloco K exige uma verdadeira governança tributária.

Dead lines.

Como a maioria das empresas ainda não estava preparada devido à complexidade na apuração e à acurácia das informações a serem prestadas no Bloco K, bem como às dificuldades enfrentadas durante aos preparativos preliminaries da implementação, o Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) decidiu prorrogar os prazos em outubro/2015 conforme o AJUSTE SINIEF 8. Assim, as empresas estarão obrigadas a enviar mensalmente o SPED Fiscal com Bloco K, mas de forma escalonada:

  • Janeiro de 2016: Indústrias que faturaram mais de R$ 300 milhões em 2014.

  • Janeiro de 2017: Indústrias com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2015.

  • Janeiro de 2018: Para as demais indústrias.

Mesmo com a prorrogação destes prazos, as empresas enquadradas no Bloco K precisam correr para dar conta de tudo o que o novo sistema de controle exige. Além de ter periodicidade mensal, a obrigatoriedade atinge cada um dos estabelecimentos da pessoa jurídica, que devem seguir as regras específicas de cada unidade da Federação.

Abrangência: Essa obrigatoriedade terá impacto direto para os estabelecimentos industriais e atacadistas, podendo, a critério do Fisco, ser exigida até mesmo de estabelecimentos de outros setores, tais como o varejo.

“Assim, é muito importante que as empresas se preparem, pois a obrigação é bastante trabalhosa, devido ao grau de detalhamento e qualidade das informações envolvidas. Antes da nova obrigação as empresas já precisavam realizar essa contabilização, todavia isso não era uma prática habitual entre todos os empresários, já que o livro de Controle da Produção e de Estoque quase nunca era exigido. A partir desta deadline esse quadro deverá se alterar, pois ao entrar no SPED Fiscal, a fiscalização para essa obrigação será muito mais ativa”, comentou o especialista tributário Welinton Mota. Conforme a versão mais atualizada do Guia Prático EFD Contribuições, essas empresas deverão cadastrar no Bloco K do SPED Fiscal, quais os insumos e matérias primas utilizadas para a fabricação de um produto, isto é, a identificação inequívoca, descrição padronizada, acurácia dos saldos, consumo específico padronizado, além de perdas normais do processo produtivo e também substituição de insumos para todos os produtos fabricados pelo próprio estabelecimento ou por terceiros.

Algumas novidades:

  1. O Fisco incluiu o Registro 0210, que especifica informações sobre a formulação padronizada dos produtos.

  2. Acrescentaram o valor do item para efeitos de imposto de renda, no registro H010 que trata do inventário.

  3. Definiram que o envio será de acordo com o período de apuração do ICMS/IPI, ou seja, mensalmente.

  4. Exigem todos os saldo escriturados através do Registro K200.

  5. Exigem relacionarmos os itens produzidos e os insumos consumidos através dos registros K230 e K235.

  6. Exigem detalhes sobre a industrialização efetuada por terceiros e os insumos consumidos, através dos registros K250 e K255.

Será necessária alguma configuração do ERP da empresa, pois será impossível o preenchimento manual destas exigências. Será preciso tambem executar o Saneamento dos cadastros, evitando discrepâncias ao exportar duplicidades ou descrições genéricas, sem padronização. Os saldos dos materiais em estoques deverão estar acurados, e para isso será necessario implementar um procedimento de Inventarios rotativos robusto e consistente.

Outro desafio reside nas diversas dúvidas geradas nesta iniciativa, pois não envolve simplesmente exportar dados ao Fisco. “A confusão ainda é grande sobre o tema, todavia, temos um entendimento que as indústrias terão que realizar os registros de todas as peças envolvidas nos processos de fabricação dos produtos, mas além disso também há o entendimento de que os atacadistas terão de apresentar informações referentes a cada item de seus estoques”, alerta o mesmo especialista.

O que muda com o Bloco K?

Como vimos, com o Bloco K o Fisco passará a ter acesso completo a todos os processos produtivos e movimentações das empresas. O que, por sua vez, possibilitará grande facilidade para o cruzamento de dados dos saldos apurados pelo SPED, com os informados nos inventários. Assim, em caso de divergências dos saldos que não se justifiquem, essas poderão ser configuradas como sonegação fiscal.

Essa nova obrigatoriedade também atinge as empresas que deverão registrar todas as entradas e saídas de produtos, bem como as perdas do processo. Para as empresas de varejo, até o momento, nada foi publicado que leve a acreditar que também serão obrigadas. Contudo, muitas já se mostram preocupadas e, possivelmente, seja uma questão de tempo para que sejam incluídas.

Para Jarbas Andrade Machioni, presidente da Comissão de Direito Tributário da OAB – SP, as exigências do SPED Fiscal Bloco K podem ser proibitivas para os contribuintes e gerar ações contra o Estado.

O acompanhamento da manufatura ocorrerá desde a emissão de uma ordem de produção, passando pela compra de matérias-primas, consumo de insumos, quantidade de produtos fabricados, produção em andamento, além de perdas e sobras a cada mês.

Visibilidade com granulometria e acurácia: “Essa obrigatoriedade nada mais é do que a ampliação do poder das lentes do fisco sobre as operações das empresas. A cada ano o fisco aperfeiçoa a fotografia do contribuinte, que ganha mais pixels”, afirma Antonio Carlos de Moura Campos, consultor tributário.

O controle do estoque já é exigido pelo fisco há décadas, desde o surgimento do ICMS e do IPI. Acontece que tal controle era feito em um livro de registro fiscal das empresas, uma espécie de extrato de conta corrente. Neste caso, para que o fisco acompanhe a movimentação da indústria ou de um atacado, precisava deslocar um fiscal até a empresa.

Agora, vai ser obrigatório o envio dessas informações por meio digital – e mensalmente. “Quem não enviar estará sujeito a penalidades, afirma Welinton Mota, diretor da consultoria Confirp, especializada em serviços nas áreas contábil, fiscal, tributária e trabalhista. Será uma mudança cultural.

O Bloco K tem se mostrado mais impactante do que o esperado, mesmo sendo uma obrigação antiga. “O que ocorre é que pouquíssimas empresas cumpriam essa determinação, por não ser exigido o livro de registro de estoques. Agora, como o SPED Fiscal cruza e checa todas as informações, não será mais possível essa omissão”, afirma.

Até agora, segundo ele, ainda não havia penalidade específica para o não envio das informações sobre estoques, exceto uma penalidade genérica, que é de 6 UFESPs (R$ 21,25), por livro com falta de informações. “Pode ser que ainda seja editada alguma norma específica”, diz Mota.

Pode parecer uma mudança simples, mas detalhar as informações de estoque por meio do SPED tem tirado o sono das empresas, principalmente de pequenas e médias. É que isso exige investimentos e configuração de softwares para controle de processos das empresas, além de treinamentos e até contratação de especialistas em cadastros, logística e tributos.

Saldos físicos bem acurados.

As empresas vão precisar identificar com precisão, descrever de forma clara (padronizada) e relacionar seus produtos por tamanho, cor e grade (SKU) e classificá-los com rigor, e o fisco vai fiscalizar a fundo os saldos dos estoques das empresas, conhecendo o processo produtivo de cada uma. Quem não estiver com os seus inventários acurados poderá ser configurado como sonegador fiscal.

Já escrevemos muito sobre a importância da acurácia dos saldos, alcançando as boas práticas em níveis de 99,7% ou mais de acurácia logística, através de inventários rotativos e análise de divergências consistentes. Com o Fisco visualizando nossos saldos, os alertas das divergências soarão mais vezes, e mais alto, pois o bolso ainda é o órgão mais sensível do corpo humano.

Perdas padronizadas: Outro ponto relevante da escrituração digital diz respeito ao fato de que os contribuintes terão que indicar na ficha técnica o Consumo Específico Padronizado de cada um dos insumos e o percentual de perda em seu processo produtivo. A acurácia da estrutura de produtos e o Controle da Qualidade irão se tornar ainda mais críticos.

Importante ressaltar que estes percentuais de perdas padrão não poderão levar em consideração fatos que não estejam ligados ao processo produtivo, tais como: inundações, perecimento por expiração de validade, deterioração e quaisquer situações que impliquem a diminuição da quantidade em estoque sem relação com o processo produtivo do contribuinte. Leia-se: Estas situações implicarão em recolhimento de impostos, mediante a emissão de nota fiscal (CFOP 5927).

Acabaram-se os “jeitinhos”: Para o SPED Fiscal, qualquer movimentação de mercadorias deve ser acompanhada de um documento fiscal, a saber: nota fiscal ou livro de Registro de Controle da Produção e Estoque, onde será evidenciado o consumo de insumos no processo produtivo. Neste contexto, o Artigo 523 do Regulamento do IPI determina que as quebras alegadas pelo contribuinte nos estoques ou no processo de industrialização, para justificar diferenças apuradas, serão submetidas ao órgão técnico competente para que se pronuncie, mediante laudo, sempre que, a juízo da autoridade julgadora não forem convenientemente comprovadas ou excederem os limites normalmente admissíveis para o caso.

Norma ultrapassa limites, afirma OAB.

“A obrigatoriedade de detalhamento das informações de produção e estoque para o fisco aumenta o poder de fiscalização sobre as empresas” afirma Jarbas Andrade Machioni, presidente da Comissão de Direito Tributário da OAB – SP. “Não é ilegal, mas pode ser proibitivo para alguns contribuintes. É possível que surjam ações contra o Estado.”

Na sua avaliação, todos esses procedimentos demandam tempo de planejamento, investimentos em equipamentos, qualidade de linhas de transmissão, o que nem sempre um pequeno atacadista possui. “Tudo isso é custo”, afirma Machioni.

Aperfeiçoar o controle do contribuinte faz parte, segundo ele, do dia a dia das Secretarias da Fazenda estaduais e da Receita Federal. “Neste caso, o fisco pode estar ultrapassando o limite, desprezando a capacidade e as condições do contribuinte. A economia está incerta. Há erros graves na condução da política econômica. Essas medidas são opressoras. O contribuinte precisa ter uma posição firme perante o fisco”, diz.

As empresas instaladas no interior, especialmente em cidades pequenas, podem não estar preparadas para ter de arcar com mais essa obrigação tributária, diz Marchioni. “Não adianta ficar em um gabinete num grande centro estabelecendo normas, e não olhar para fora do escritório”.

Empresas ainda não estão preparadas.

O controle da produção e dos estoques já não era fácil, tanto que nem mesmo era cumprido por muitas empresas, e vai ficar ainda mais difícil a partir de janeiro de 2016.

Cruzamento de Informações: “O Bloco K será uma ferramenta muito importante para a fiscalização, pois obriga as empresas a prestarem, em meio digital, as informações que eram mantidas apenas no Livro de Controle de Produção e Estoque (Modelo 3), em meio físico”, explica Fábio da Silva Oliveira, supervisor da De Biasi Auditores Independentes. “Com isso, o Fisco fecha o ciclo de operações da empresa, podendo efetuar diversos cruzamentos com base na movimentação dos estoques e dados relacionados ao consumo específico padronizado, como quantidades e perdas normais do processo produtivo, e da substituição de insumos para todos os produtos fabricados”, complementa.

O objetivo desse controle é acabar com a emissão de notas fiscais com informações incorretas, como as subfaturadas ou espelhadas e as meia-notas, entre outras, assim como a manipulação dos estoques. “Eventuais diferenças apuradas com base na movimentação dos estoques informada no Bloco K poderão caracterizar sonegação fiscal. Então, é importante estar atento às exigências, bem como aos seus impactos nos processos operacionais, nos controles internos e procedimentos fiscais da empresa”, esclarece Fábio. E recomenda: “não basta apenas uma boa solução de tecnologia; em alguns casos será necessário rever a cultura da empresa em relação a alguns aspectos. Trabalhando com uma equipe multidisciplinar a empresa ameniza o risco de falhas e inconsistências”.

As empresas que já não atendiam à obrigação de manter o Livro de Controle de Produção e Estoque em meio físico terão maior dificuldade na criação dos controles necessários para atender o Bloco K e na sua elaboração. “Se até mesmo as indústrias de grande porte, que na maioria das vezes estão mais atentas à governança, poderão ter dificuldades para atender ao novo layout, as empresas menores que já descumpriam a regra terão um trabalho ainda maior”, explica Fábio.

Metodologias são necessárias: No caso das empresas que não têm os devidos controles, o especialista da De Biasi reforça que será necessário criá-los do zero, e isso envolve desde o mapeamento do processo produtivo, saneamento dos cadastros, apuração de perdas padronizadas, até os ajustes de inventário e demais operações. É preciso diagnosticar se os controles atuais são consistentes, consolidar os cadastros e realizar cruzamentos similares aos que serão feitos pelo Fisco para identificar os GAPs.

Multas: A multa pelo não fornecimento de informações relacionadas ao Bloco K ou sua entrega com dados incompletos pode chegar a 1% do valor do estoque total no período. Há, ainda, o risco de o Fisco encontrar inconsistências entre os estoques e a movimentação de compras e vendas das empresas e entender essas eventuais diferenças como sonegação. Neste caso, a multa pode chegar a 150% do valor do imposto devido.

Digital bookkeeping

Continuamos a basear todo ambiente de controle nos respeitados livros contábeis. Atualmente, os operadores do SPED nas organizações, se referem a blocos dentro dos livros digitais, contudo no passado eram livros impressos, encadernados e assinados.

Os livros de escrita em papel, são do tempo do descobrimento. Lavrava-se neles as operações que deveriam pagar tributos à coroa portuguesa, como no caso do Brasil. Em meio digital, estamos à frente de alguns países, porém ao contrário do imaginário comum, não estamos sozinhos, pois há várias outras iniciativas pelo mundo nesse tema, tais como SOx (Sarbanes-Oxley) e Basiléia II.

A evolução não esta simplesmente na mídia (material de que é feito), mas no fato de que sua leitura não é mais humana, lenta e falha. Isso amedronta e estimula a imaginação de quem pensa sobre essa diabólica invenção: a tecnologia da informação a serviço de auditores.

O bloco K é o livro de Registro de Controle da Produção e Estoque que de “novo” nada tem. Este livro está no escopo do Ajuste SINIEF S/N de 1970. Nele devem ser informados os controles que permitiriam ao Fisco avaliar a origem dos produtos vendidos, bem como os remanescentes, ou seja, aqueles que ainda não foram vendidos. Além, obviamente, de aferir a correta apropriação de custos de produção, que em última instância serão ingredientes para a apuração do lucro real e, portanto, da base de tributação do Imposto de Renda.

Ressaltamos que os Fiscos estadual e federal, ainda que pretendam ter o controle sobre as operações do contribuinte, tendem a enxergar de forma distinta:

  • Para o Fisco federal é fundamental que a base de tributação de IRPJ esteja de acordo com a legislação, ou seja, os custos industriais devem estar acurados.

  • Para o Fisco estadual a visão é fundamental que mercadorias não “sumam ou apareçam” no estoque.

Bloco K: Como seria possível a uma empresa que apresenta ordens de produção para confeccionar mil unidades de um tipo de colchão, tivesse produzido e vendido dez mil unidades, por exemplo. Esta explicação tem lugar no Bloco K.

Bloco H: Outra situação que salta aos olhos dos fiscalizadores é a produção que não tendo vendas equivalentes deveriam estar assentados no livro de inventário.

Para os varejistas, as explicações são limitadas, afinal estão impedidos de realizar transformações. Sabemos que podem apenas revender as mercadorias que compraram. Assim, não seria viável que se compre aço em lingote e nos documentos de venda sejam vendidas placas de metal de qualquer espécie, no entanto esta é uma situação muito comum nos varejistas que adquirem materiais em grande quantidade (rolos, cargas completas, etc) e fracionam em embalagens menores.

Em um caso recente, a Secretaria da Fazenda resolveu fazer a seguinte checagem: Buscou o estoque declarado no livro de inventário no final de um ano e processou todos os cupons e notas fiscais de movimentação e conciliou contra o bloco H do final do período. O resultado foi uma divergência enorme no estoque: o saldo real era metade do que aquele declarado. O resultado da ação fiscal foi parar nos tribunais.

A sensação de incapacidade dos Fiscos de realizar auditorias, coloca algumas empresas numa situação de dificuldade ao descobrir que o estado já não é tão incapaz como se supunha. Seja qual for a causa das divergências, muitas de boa fé, geram desconfianças e investigações pela autoridade fiscal que precisa, por lisura, cumprir seu papel de agente do estado.

Agora é hora de nos prepararmos para as mudanças… Sua empresa está preparada?

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Fontes:

Fisco

DCI SP

valor economico

www.jornalcontabil.com.br

www.mauronegruni.com.br

www.DanielGasnier.com

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