A entrega final é o ponto de controle derradeiro, onde devemos verificar se todas as pendências já estão devidamente sanadas, e se o produto, serviço ou resultado do projeto já está em regime normal de operação.
O aceite é o termo que formaliza o encerramento do projeto. Caso ainda não tenham sido entregues todos os produtos especificados na documentação do projeto (deliverables), poderá ser emitido um aceite provisório, até que todas as pendências tenham sido efetivamente sanadas.
O encerramento formal do projeto é composto de duas categorias: Contratual e Administrativo.
O encerramento contratual formaliza a conclusão do processo da(s) aquisição(ões). É realizado através da auditoria de conformidade sobre as especificações previamente documentadas em contrato, e o resultado é um termo de aceite que atesta formalmente que aquele fornecedor cumpriu correta e satisfatoriamente todos os termos contratados. O pagamento da última parcela ao respectivo fornecedor somente deve ser realizado após a efetivação deste aceite.
O encerramento administrativo – por outro lado - é muito mais amplo, sendo realizado após a conclusão de todos os encerramentos contratuais. Neste, é preciso que haja uma auditoria dos resultados realizada por um indivíduo isento, isto é, externo à equipe do projeto.
Neste momento é preciso que a contabilidade da empresa realize o fechamento contábil das contas relacionadas ao projeto, através de seu sistema de gestão empresarial (ERP), realizando os diversos procedimentos contábeis, tais como rateios e absorções das taxas dos custos indiretos para determinar o valor efetivo dos investimentos, para lançamento ao ativo da empresa.
Um dos instrumentos mais importantes deste processo é o formulário de lições aprendidas. Para preenche-lo, é preciso ouvir atentamente todos os comentários (feedback) das diversas partes envolvidas (stakeholders).
Devem ser apuradas respostas para questões como: (a) Houveram desvios? (b) Poderiam ter sido evitados? (c) Os stakeholders estão satisfeitos? (d) O que faríamos da mesma forma? (e) O que faríamos de outra forma? (f) O que sabemos agora que nao sabíamos antes? (g) Quais são as recomendações da equipe? (o formulário completo sobre lições aprendidas esta disponível para download neste site).
De posse destas informações, deve ser elaborado o relatório de auditoria, que conta toda a estória do projeto em detalhes, e que poderá ser a base de dados para futuras consultas. Neste relatório relacionamos as informações conforme planejadas, confrontando-as com as informações sobre aquilo que foi realizado, com os principais desvios em destaque. Também avaliamos os resultados imediatos para, finalmente, formalizar um parecer final, que poderá ser de pleno sucesso, sucesso parcial ou fracasso.
Para concluir o encerramento administrativo, este relatório da auditoria deverá ser submetido à avaliação e obtido seu aceite por parte do(s) patrocinador(es) ou cliente(s), sendo então arquivados os documentos relativos ao plano do projeto.
Por último, usualmente é realizado um evento final, onde são oportunamente relembrados e destacados os agradecimentos pelo empenho de todos, seguidos de uma confraternização. Algumas empresas realizam ainda treinamentos cruzados ou apresentações, como forma de compartilhar o aprendizado com possíveis interessados.
Para saber mais, leia o Guia Pratico de Gerenciamento de Projetos ou participe do curso de Gerenciamento de Projetos.