• Daniel Gasnier

Estas malditas reuniões


Quantas pessoas você conhece que tem aversão a reuniões? Devem ser muitas, portanto vejamos como podemos reverter esta situação refletindo sobre sua dinâmica.

Como já constatamos, comunicação é problema de 10 em cada 10 empresas. De fato, podemos lhe assegurar que não é um privilégio exclusivo de sua empresa encontrar colaboradores que ainda reclamam das reuniões, seja pela quantidade ou pela eficácia. Afinal de contas - como dizem - alguém tem que trabalhar por aqui!

No entanto, reuniões têm como propósito estabelecer relacionamentos, comunicar e comprometer os envolvidos com a implementação daquilo que foi estabelecido. Quando bem utilizadas, são oportunidades de expandir sua área de influencia e multiplicar seu tempo.

Para tanto, existem diversos tipos de reuniões, entre as quais vale destacar as seguintes: Executiva (desta participam os executivos da organização, portanto deve ser muito breve e objetiva); Lançamento (representa o marco de lançamento formal de um projeto); Apresentação (onde serão comunicadas informações sobre um tema); Acompanhamento (para acompanhamento e controle do progresso junto com a equipe); Encerramento (ao término de um projeto, identificando as lições aprendidas); Workshop (onde haverá interação, discussões e debates facilitadas por um intermediador ou juiz, entre os participantes e, eventualmente, sejam propostas atividades ou pendências) e de Treinamento (onde serão apresentados conceitos e técnicas, no sentido de qualificar e habilitar os participantes em determinado assunto).

Planejamento da reunião

Para aumentar a probabilidade de sucesso, a reunião deve ser planejada com antecedência. Antes de tudo, devemos refletir, através de uma análise crítica, se de fato aquela reunião é mesmo necessária, considerando as seguintes questões-chave: Qual é o seu objetivo? A ocasião é propícia? O que acontecerá, se não houver esta reunião? Existem alternativas? Quanto custará esta reunião?

Se a necessidade estiver confirmada, vale a pena prepará-la adequadamente, para que seja agradável e produtiva para todos. Para tanto, podemos começar com um simples check-list. A lista de verificação de uma reunião deve relacionar:

  • Objetivo da reunião, data, horário, local e lista dos participantes;

  • Pauta da reunião, identificando o facilitador e os apresentadores;

  • Procedimentos prévios: Encaminhamento dos convites, papéis e responsabilidades, contratação de serviços, preparação do material a ser apresentado (slides, vídeos, apostilas, etc.);

  • Relação de materiais consumíveis, tais como, papel, lápis, canetas, formulários, crachás, fita adesiva, giz, canetas marcadoras para quadro, folhas para flip-chart, transparências, filme para fotografia e lâmpada de reserva para retro-projetor;

  • Relação de equipamentos, tais como, projetor multimídia, computador, apontador laser, retro-projetor, videocassete, televisão, tela, flip-chart, lousa, máquina fotográfica e microfone;

  • Alimentação requerida, tais como café, sucos, refrigerantes, salgados, doces e refeições;

  • Layout: especificação da disposição dos móveis na sala (croquis);

  • Formulários de controle: Lista de verificação, lista de presença; pauta, ata da reunião, recibos de pagamentos, etc.

  • Procedimentos posteriores: Pagamento dos serviços, elaboração, revisão e distribuição da ata e agradecimentos escritos, programação da data e local da próxima reunião e rescaldo das pendências.

A pauta de uma reunião, especificamente, consiste em uma relação preliminar dos tópicos que deverão ser abordados naquele evento. Também podemos estabelecer a programação ou agenda, que determina os principais horários, servindo como uma baliza disciplinadora para maior produtividade do evento. A pauta usualmente é estruturada da seguinte forma:

  • Abertura (apresentações e agradecimentos)

  • Objetivo e pauta da reunião

  • Regras operacionais

  • Desenvolvimento da reunião conforme pauta

  • Síntese e próximos passos

  • Lições aprendidas

  • Encerramento (créditos e agradecimentos)

Quem deve participar da reunião?

  • Pessoas que tem conhecimento do assunto.

  • Pessoas com poder para tomar decisões.

  • Aqueles que vão implementar as ações.

  • Representantes de grupos afetados pela decisão.

  • Pessoas que podem contribuir com o processo.

  • Pessoas que necessitam de informações apresentadas.

  • Pessoas que devem ser desenvolvidas.

Agora vejamos alguns elementos que conferem dinâmica às reuniões:

As boas práticas para reuniões eficazes incluem pontualidade, ouvir atentamente, respeito às opiniões e idéias alheias, permitir que o orador conclua sua apresentação, manter as perguntas para os momentos mais apropriados e acompanhar o material conforme esta sendo apresentado, isto para relembrar apenas algumas das principais regras de etiqueta.

A abertura da reunião é formalizada por um facilitador, que inicia pelos agradecimentos e esclarecimentos preliminares. A função do facilitador é de administrar a eficiência da reunião e catalisar todo o processo, com presença, controle e gerenciamento do relacionamento dos envolvidos, assegurando que os objetivos sejam alcançados. Dependendo da complexidade do evento, outros papéis tornam-se necessários, tais como coordenador, mediador, secretário, apresentadores, tradutor, suporte técnico e apoio logístico.

Storyboard da apresentação: O conteúdo a ser apresentado precisa ser previamente preparado. É possível utilizar vários meios diferentes de apresentação, dos quais o formato em que utilizamos um computador e um projetor multimídia vem se popularizando pelas suas diversas vantagens, em termos de dinâmica, qualidade, tempo e recursos especiais. Para organizar a apresentação, pode ser interessante esquematizá-la previamente através de um storyboard, isto é, definir como serão dispostos os slides no formato de uma estória em quadrinhos.

A linguagem precisa ser adequada ao receptor da mensagem, pois existem auditórios leigos e outros, mais especializados. O vocabulário e as terminologias especiais não devem ser utilizados para impressionar ou obscurecer a apresentação, pois criam confusão na mente dos expectadores. Em síntese, utilize sempre a linguagem do receptor.

Conclusão

Para encerrar, vale relembrar que os mais importantes produtos de uma reunião são os relacionamentos estabelecidos e o compromisso de todos com a decisão. Portanto, imposições não serão tão efetivas quanto a negociação. Busque sempre o consenso, para não cair na armadilha da democracia, que de vez em quando funciona como a ditadura da maioria. Tenha em mente que o sucesso somente poderá ser avaliado assim que as mudanças consensuais forem efetivamente implementadas.

#Reunioes #Comunicação

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