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Princípios do inventário geral

Sabemos que existem alternativas. Sabemos também que o processo de inventário rotativo é muito mais sensato e produtivo, pois:

  • A ênfase esta na eliminação das causas, não das conseqüências;
  • Como processo contínuo, está sempre se aperfeiçoando;
  • Pessoas continuamente praticando contagens produzem melhores resultados;
  • O processo acaba sendo mais barato, na medida em que não provoca picos de custos.

No entanto, infelizmente, muitas empresas ainda não implementaram os procedimentos de inventário rotativos, de forma que seus colaboradores estão atrelados obrigatoriamente à realização do inventário geral, tradicionalmente exigidos pelas auditorias contábeis.

Princípios

O inventário geral deve ser tão rápido e correto quanto seja possível. Alias, devidamente organizado, o inventário geral pode ser muito menos incomodo e doloroso do que se imagina, mas para que isto aconteça a chave do sucesso é planejamento e preparação.

É fundamental que haja uma pessoa encarregada de todo o processo, assegurando que tudo seja realizado conforme previsto. As áreas envolvidas, tais como contabilidade, logística, produção, qualidade e aquisição também devem estar devidamente envolvidas e representadas.

Recomenda-se que o planejamento de todo o processo de inventário inicie aproximadamente dois meses antes do evento de contagens, não porque as atividades exigem todo este tempo para serem executadas, mas porque é preciso reconhecer que os envolvidos não se dedicam exclusivamente a este processo em tempo integral, pois na realidade têm outras rotinas por executar.

Investir na organização traz dividendos, na medida em que um procedimento formalizado para o inventário geral, que se aperfeiçoa ano a ano, agrega as lições aprendidas dos processos anteriores. Com este propósito são usados, tradicionalmente, formulários para as contagens físicas. Nestes, simplicidade é fundamental, para que usuários compreendam facilmente o que se espera apurar. Atualmente, formulários impressos em computador ou em gráficas, funcionam bem, mas contagens suportadas por coletores (tipo batch, fixos ou por radiofreqüência) são alternativas mais modernas. Naturalmente, cada qual tem suas vantagens: Baixo investimento e simplicidade são vantagens para o processo tradicional, enquanto consistência e produtividade são benefícios críticos quando o esforço requerido é muito maior.

Os itens, os locais e os contadores devem estar bem identificados. As somas não são realizadas pelos contadores, isto será feito mais tarde. Se o processo for baseado em papel, um excedente deve ser previsto para evitar ter que sair correndo para providenciar mais fichas durante a contagem. Os relatórios também precisam ser previstos, em particular a totalização da diferença monetária entre o saldo contábil e o saldo físico efetivamente apurado; bem como as diferenças dos saldos em quantidades, por material (SKU), local (endereço) e até mesmo lote, se possível. Outros relatórios podem complementar o processo, dependendo de necessidades e interesses específicos.

Preparação

Os envolvidos deverão discutir previamente todo o processo, identificando riscos potenciais e resolvendo as lacunas. Algumas das providencias mais usuais na fase de preparação são:

  • Assegurar que o deposito esteja limpo e organizado na ocasião do inventário.
  • Remover, segregar e identificar todo material obsoleto.
  • Verificar que todas as locações estejam bem identificadas
  • Agrupar os mesmos materiais, tanto quanto possível.
  • Unitizar previamente o material em pacotes ou embalagens lacradas, quando viável.
  • Providenciar para que o material esteja corretamente identificado, com código e/ou descrição.
  • Comunicar a todos os interessados que os recebimentos e entregas serão interrompidos (portas fechadas).

Também deve ser programado treinamento, tanto para os lideres, que usualmente são aquelas pessoas que estão mais familiarizados com as particularidades dos produtos, como para o pessoal operacional. Estes líderes apóiam todo o processo, respondendo perguntas, resolvendo problemas e auxiliando a identificar materiais e locações.

O Grande dia chegou

Os contadores devem entender a importância das duas contagens, que devem ser independentes e cegas. Geralmente recomenda-se que a primeira contagem seja concluída antes que a segunda se inicie, mas pode ser avaliado o contrário. Caso as duas contagens não coincidam, será preciso enviar um terceiro contador. Caso a terceira contagem não coincida, então será preciso enviar o líder ou até mesmo o supervisor do processo in-loco. Quando terminarem todas as contagens, os contadores poderão ser liberados, no entanto os lideres permanecerão algum tempo mais, executando o rescaldo do processo.

Alguns dias após o encerramento das apurações será oportuno repassar as lições aprendidas durante o processo do inventário geral. Nesta ocasião, a equipe poderá analisar e refletir em conjunto sobre algumas perguntas críticas, tais como:

  • O que funcionou e o que não funcionou?
  • São necessárias alterações nos formulários?
  • Tivemos problemas de localização?
  • Problemas na identificação dos materiais?
  • As reconciliações foram realizadas sem dificuldades?
  • Houve maiores percentagens de recontagens em alguns casos específicos?
  • As decisões foram tomadas em tempo?
  • O treinamento foi efetivo? O que poderia melhorar?
  • Tivemos dificuldades com os relatórios?
  • Alguém solicitou alguma informação que não constava nos relatórios?
  • Alguém deixou de ser comunicado ou envolvido?
  • Houve reclamações? Quais?
  • Algumas melhorias podem ser feitas no procedimento?

Enfim, como vimos, o processo de inventário geral não precisa ser um pesadelo, temido por todos. Também não pode ser subestimado, pois são diversos os detalhes e riscos envolvidos. Com planejamento, preparação e controle a probabilidade do sucesso aumenta significativamente. Sem, pode ser o fracasso líquido e certo.

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